Encodage automatique des factures - mentions obligatoires à vérifier

Avec l’implémentation de la facture électronique, il est bien utile de rappeler aux collaborateurs antérieurement chargés d’encoder et maintenant de vérifier l’encodage automatique effectué par le logiciel comptable.

Voici un rappel structuré et opérationnel que vous pouvez transmettre à vos collaborateurs concernant les mentions obligatoires sur une facture en Belgique, sous l’angle de la législation TVA et sous l’angle de droit comptable.

Mentions obligatoires en droit de la TVA

Les mentions TVA sont principalement prévues par : Code de la TVA – article 53, §2 et l’Arrêté royal n°1 relatif aux mesures tendant à assurer le paiement de la TVA – article 5

Mentions obligatoires générales

Toute facture (B2B et, dans certains cas, B2C) doit comporter :

· Date d’émission

· Numéro de facture unique (séquence continue)

· Identification complète du fournisseur :

· Dénomination sociale

· Adresse complète du siège

· Numéro d’entreprise

· Numéro d’identification TVA

· Identification du client :

· Dénomination / nom

· Adresse complète

· Numéro TVA (obligatoire en B2B intracom et autoliquidation)

· Date de la livraison ou de la prestation (si différente de la date de facture)

· Description claire des biens ou services

· Base d’imposition par taux

· Taux de TVA appliqué

· Montant de TVA dû

· Montant total à payer

· Devise

Les mentions spécifiques selon le régime TVA applicable :

✔ Autoliquidation (cocontractant)

Mention obligatoire : « Autoliquidation »
Référence : art. 20 AR n°1

✔ Livraison intracommunautaire exonérée

Mention obligatoire : « Exonération – livraison intracommunautaire »
Référence : art. 39bis Code TVA

Numéro TVA du client (VIES valide)

✔ Exportation hors UE

Mention : « Exonération – article 39 Code TVA »

✔ Régime cocontractant (construction)

Mention : « Autoliquidation – article 20 AR n°1 »

✔ Régime de la marge

Mention spécifique : « Régime particulier – biens d’occasion »
Référence : art. 58 Code TVA

✔ Franchise de taxe

Mention obligatoire : « Régime de franchise de taxe – TVA non applicable »

✔ Self-billing

Mention : « Facture émise par le client »

✔ Notes de crédit

Doivent mentionner :

· Référence à la facture initiale

· Mention explicite « Note de crédit »

Mentions obligatoires en droit comptable et droit des sociétés

Base légale : Code des sociétés et des associations – article III.82 CDE + dispositions CSA et Code de droit économique

Mentions d’identification légale de l’entreprise

Toute facture doit mentionner :

· Dénomination complète

· Forme juridique (SRL, SA, SC, etc.)

· Adresse du siège social

· Numéro d’entreprise

· RPM + division compétente (Exemple : RPM Bruxelles, division francophone)

· IBAN (en pratique obligatoire contractuellement, pas légalement strict)

· État de liquidation le cas échéant

· « SRL en liquidation »

Points d’attention pratiques pour vos collaborateurs

1. Séquence des numéros
Doit être continue – pas de trou injustifié (contrôle TVA fréquent).

2. Description insuffisante
« Consulting services » seul = insuffisant en cas de contrôle.

3. Mauvaise mention en autoliquidation
Erreur fréquente → TVA indûment facturée = TVA due quand même.

4. Facture électronique 2026
Anticiper la conformité structurée (PEPPOL / e-reporting).