La facturation électronique structurée : ce qu’il faut savoir

À partir du 1^er janvier 2026, en vertu de la loi du 6 février 2024 modifiant le Code de la TVA et le CIR 1992, la facturation électronique structurée deviendra obligatoire pour la quasi-totalité des transactions entre entreprises belges assujetties à la TVA (B2B). Cette nouvelle réglementation vise à moderniser les processus de facturation et à renforcer l’efficacité et la transparence des échanges commerciaux entre entreprises.

Il est important de noter que cette obligation ne s’étend pas aux transactions effectuées avec des particuliers pour un usage privé (B2C). Ainsi, les livraisons de biens ou les services destinés à des consommateurs finaux ne seront pas concernés par cette réforme.

Qu’est-ce qu’une facture électronique structurée ?

Jusqu’au 1^er janvier 2026, la facture électronique « ordinaire » est admise ; il s'agit, par exemple, d'une facture au format PDF. Ce type de facture offre une certaine liberté en termes de structure et de mise en page, à condition que toutes les informations obligatoires y figurent.

A compter du 1^er janvier 2026, le format « structuré » devient obligatoire pour toutes les transactions B2B. Contrairement à la facture « ordinaire », la facture structurée suit un format standardisé pour faciliter l’automatisation et l’échange de données entre les entreprises.

L’envoi et la réception de ces factures structurées se fera entre les logiciels des entreprises. Cela rend donc insuffisant l’envoi d’une facture sous format PDF par e-mail.

L’Europe a mis en place le réseau « PEPPOL » et vous serez libre de choisir la solution présente sur le marché qui vous convient. Une liste de solutions logicielles est en cours d’élaboration et sera disponible sur le site www.efacture.belgium.be. Rien n’empêche les entreprises de lancer leur propre application logicielle pourvu qu’elle soit conforme au marché.

Pour quelles opérations ?

Sous réserve de rares exceptions, l'obligation de facturation électronique structurée s'appliquera systématiquement aux opérations entre entreprises belges assujetties à la TVA. Cela signifie que, dès 2026, toutes les entreprises, en ce compris la vôtre, devront adopter ce mode de facturation, quelle que soit leur taille.

Cependant, il n’est pas obligatoire d’envoyer de telles factures pour :

les assujettis déclarés en faillite

les entreprises réalisant uniquement des opérations exemptées selon l’article 44 du Code de la TVA (ex. : services médicaux et services d’enseignement et de formation) ;

les assujettis dépourvu d’un établissement stable en Belgique

les assujettis forfaitaires (jusqu’au 1er janvier 2028).

Enfin, cette nouvelle réglementation ne vise que les opérations nationales et pas les livraisons intracommunautaires. Si l’expéditeur ou le destinataire est identifié dans un pays autre que la Belgique, la facturation électronique structurée n’est autorisée qu’avec l’accord du destinataire.

Quid si vous ne travaillez qu’avec des clients particuliers ?

Dans ce cas, l’obligation de facturation électronique structurée ne concerne pas les factures que vous leur adressez. Toutefois, il est important de noter que vous devrez être capable de recevoir des factures électroniques structurées de vos fournisseurs. Il est donc indispensable de mettre à jour vos systèmes d’ici janvier 2026 pour être conforme à cette exigence.

Existe-t-il des mesures de soutien fiscal ?

Pour aider les entreprises à supporter les coûts liés aux adaptations techniques nécessaires à la facturation électronique, deux mesures fiscales de soutien ont été mises en place :

Déduction pour investissement numérique à 20 %

À compter du 1^er janvier 2025, la déduction pour investissement sur les dépenses liées aux technologies numériques passera à 20 % ; cela signifie que les entreprises pourront déduire une plus grande part de leurs investissements numériques lors du calcul de leurs impôts, ce qui réduira leur charge fiscale.

Déduction majorée des frais de facturation pour les petites PME et indépendants

Entre 2024 et 2027, les petites entreprises et les indépendants qui souscrivent à des formules d'abonnement pour des programmes de facturation bénéficieront d'une déduction majorée de 120 % de leurs frais ; cela leur permet de déduire plus que le montant réellement payé pour ces services, ce qui offre une incitation fiscale importante pour adopter des solutions de facturation électronique.

Point d’attention : la déduction TVA en tant que travailleur indépendant

Soyez attentif au fait que la déduction TVA, en tant que travailleur indépendant, ne sera possible que sur la base des factures électroniques structurées reçues et conformes à la nouvelle réglementation.

Quid de la contestation d’une facture électronique structurée ?

Nous avons déjà traité, dans un précédent article[1], de l’importance de (bien) contester ses factures dans le cadre de relations commerciales. Ce qui y a été exposé conserve bien entendu sa pertinence. Vous pourrez en effet toujours contester une facture, même électronique ; la plateforme choisie vous donnera cette possibilité.

En conclusion…

Bien que l’obligation traitée soit déjà mise en œuvre par certaines entreprises, il est essentiel pour nos clients de se préparer en douceur à cette transition afin d’éviter de travailler dans la précipitation.

Plutôt que de considérer cette nouvelle réglementation comme une contrainte, il convient de la voir comme une opportunité. En effet, elle permet de réaliser des économies (réduction des coûts d'impression et d'affranchissement), de limiter les risques d'erreurs et de rendre le processus plus fiable et rapide.

N'oubliez pas que la facture reste un document clé et que le non-respect des règles d'émission et de conservation peut entraîner des sanctions de la part des autorités administratives.

Le cabinet Centrius se tient évidemment à votre disposition pour vous aider dans cette transition et s’assurer de la conformité de vos factures.

Gardez à l’esprit qu’il est également primordial d’être entouré d’un professionnel si vous entendez contester une facture sur le fond ou si vous vous retrouvez face à une telle contestation.

Nous nous tenons à votre disposition [2].

Me Fabien Smets et Me Laïni Zecchini

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[1] https://blog.forumforthefuture.be/fr/article/contestation-dune-facture-dans-le-cadre-de-relations-commerciales-de-limportance-de-bien-faire-les-choses/21801

[2]Pour plus d’informations, voyez :

- « Utilisation obligatoire des factures électroniques structurées à partir de 2026 » : www.financien.belgium.be

- Circulaire AGFisc N° 14/2014 (n° E.T. 120.000) du 04.04.2014

- www.efacture.belgium.be

- VAT in the Digital Age (ViDA) : https://taxation-customs.ec.europa.eu/taxation/vat/vat-digital-age-vida_en

- Norme EN16931 en matière de facturation électronique : https://www.nbn.be/fr