La correspondance du SPF Emploi passe dorénavant par l’e-Box Entreprise: ce qu’il faut savoir pour vos clients

Depuis le 1er mars, le Service Public Fédéral Emploi, Travail et Concertation sociale (SPF Emploi) transmet désormais tous ses courriers destinés aux entreprises via l’e-Box Entreprise. Cette évolution s’inscrit dans la tendance générale à la digitalisation des services publics, offrant une plateforme centralisée et sécurisée pour les communications officielles.

Un seul canal électronique pour toutes les communications

L’e-Box Entreprise est la version « corporate » de l’eBox Citoyen, dont beaucoup de particuliers disposent déjà. Grâce à ce service, les entreprises peuvent regrouper en un point unique l’ensemble des documents transmis par différentes institutions publiques. Dans le cas du SPF Emploi, il peut s’agir notamment de courriers relatifs:

• À l’inspection du travai
  
• Aux conventions collectives de travail (CCT) d’entreprise
  
• À d’autres échanges administratifs portant sur les obligations légales en matière d’emploi

Les courriers recommandés demeurent, quant à eux, envoyés par voie postale.

L’importance de l’activation préalable

Il est essentiel de rappeler à vos clients que l’e-Box Entreprise n’est pas activée automatiquement. Pour pouvoir recevoir les notifications numériques, chaque entreprise doit d’abord :

1. S’enregistrer via le portail CSAM : Le représentant légal de l’entreprise doit procéder à l’identification de son entité et créer un compte dédié.
2. Désigner un Gestionnaire d’Accès Principal (GAP) : Cette personne pourra ensuite gérer les accès et habilitations pour d’autres collaborateurs (experts-comptables, conseillers fiscaux, etc.).

La procédure d’activation s’effectue sur le site www.eboxenterprise.be. Une fois cette étape franchie, l’entreprise pourra consulter ses courriers électroniques en toute sécurité.

Ce que les experts-comptables peuvent apporter

En tant qu’experts-comptables, vous jouez un rôle stratégique dans l’accompagnement de vos clients face à ces nouvelles exigences administratives. Vous pouvez notamment :

• Sensibiliser vos clients à l’importance d’activer l’e-Box Entreprise, afin d’éviter tout retard ou omission de communications légales.
• Accompagner dans la création du compte via CSAM et la désignation du GAP, surtout pour les dirigeants qui ne sont pas familiers avec les démarches en ligne.
• Assurer le suivi des correspondances reçues sur l’e-Box Entreprise, en veillant à ce que toutes les obligations légales (réponses, mise en conformité, etc.) soient respectées.
• Proposer une veille proactive : certaines communications du SPF Emploi sont souvent liées à des échéances ou obligations spécifiques.

Conclusion

La généralisation de l’e-Box Entreprise par le SPF Emploi s’inscrit dans la volonté du gouvernement de moderniser et de fluidifier les échanges avec les entreprises. Elle ouvre de nouvelles perspectives de gain de temps et de centralisation de l’information, à condition que la procédure d’activation soit menée correctement et que les entreprises surveillent régulièrement leur boîte électronique.

Grâce à votre expertise et à votre proximité avec vos clients, vous pouvez jouer un rôle crucial dans l’implémentation de ce nouvel outil. Veillez donc à informer les entreprises que vous accompagnez et à les guider dans les démarches afin qu’elles bénéficient pleinement de cette avancée numérique.