Comptabilité et droit des sociétés: de la responsabilité des administrateurs!

Le service de permanence de l’OECCBB est régulièrement interrogé sur la responsabilité des administrateurs de sociétés et d’asbl lorsque leurs noms apparaissent sur les comptes annuels déposés.

Rappelons quelques principes utilement développés dans un avis 2020/09 de la CNC.

1. Quels renseignements sont-ils à mentionner dans les schémas BNB ?

Il s’agit des nom, prénom, profession et domicile des administrateurs à fournir dans les comptes annuels.

2. Quelles sociétés et asbl visées ?

Sont visées les sociétés, associations et fondations tenant une comptabilité en partie double

3. Quels administrateurs ? et quel est le moment pris en compte ?

La question traitée consiste à savoir quels administrateurs doivent être mentionnés dans les comptes annuels lorsque la composition de l’organe d’administration a été modifiée :

1. entre la date de début et la date de clôture de l’exercice,
2. entre la date de clôture de l’exercice et la date d’arrêt des comptes annuels et
3. après la date d’arrêt des comptes annuels.

L’article 3:12, § 1er, 1° du CSA établit que dans les trente jours après l’approbation des comptes annuels et au plus tard sept mois après la date de clôture de l’exercice, l’organe d’administration doit déposer auprès de la BNB un document contenant les renseignements des membres de l’organe d’administration, et le cas échéant, du commissaire en fonction.

4. Qu’entend-on par « membre de l’organe d’administration et commissaire en fonction » ?

Le CSA vise les administrateurs et le commissaire qui étaient en fonction à la date à laquelle les comptes annuels ont été soumis par l’organe d’administration à l’approbation de l’assemblée générale.

En effet, après l’arrêt des comptes annuels en conseil d’administration, un procès-verbal de ce conseil est dressé dans lequel les règles d’évaluation sont soit confirmées, soit modifiées avec une justification économique à l’appui (pour respecter le principe comptable de comparabilité) , les administrateurs vont les soumettre tels quels à l’approbation de l’assemblée générale ordinaire.

Dès lors, ce sont les administrateurs en fonction au moment de l’arrêt des comptes annuels qui doivent être mentionnés dans les comptes annuels.

Quant au commissaire à mentionner dans les comptes annuels, il s’agit de celui qui a rédigé et signé le rapport de contrôle, rapport qui sera joint aux comptes annuels soumis à l’approbation de l’assemblée générale ordinaire.

5. Quid si différentes périodes durant lesquelles la composition de l’organe d’administration a pu être modifiée ?

5.1. Renseignements des membres de l’organe d’administration

Les administrateurs des sociétés à mentionner dans les comptes annuels diffèrent selon qu’il s’agit d’une administration classique (moniste) ou d’une administration duale.

5.1.1. Système d’administration classique ou moniste

a) Modification de la composition de l’organe d’administration entre la date de début de l’exercice et la date de clôture de l’exercice.

Selon la définition des « administrateurs en fonction », les administrateurs démissionnaires entre la date de début et la date de clôture de l’exercice comptable ne doivent pas être mentionnés dans les comptes annuels puisqu’ils ne sont plus en fonction au moment de l’arrêt des comptes annuels.

Dans la pratique souvent sont indiquées les informations de ces administrateurs (en mentionnant la date de début et de fin de leur mandat) alors même qu’ils n’ont pas pris part à l’arrêt des comptes annuels (d’où l’importance du procès-verbal à établir).

Cette pratique consiste à faciliter la détermination de leur responsabilité pour les fautes qu’ils auraient commises dans la gestion de leur mission. Cette précision de début et fin de mandat n’est toutefois pas une obligation légale.

Exemple 1 donné par la CNC :

Monsieur A est administrateur d’une société. Lors de l’exercice comptable qui coïncide avec l’année civile 2020, cet administrateur a démissionné (le 20 décembre 2020). L’exercice comptable est clôturé le 31 décembre 2020. Au moment de l’arrêt des comptes annuels (le 25 janvier 2021), cet administrateur n’est plus en fonction et ne doit dès lors pas être mentionné puisqu’il n’est pas l’auteur des comptes annuels de la société.

b) Modification de la composition de l’organe d’administration entre la date de clôture de l’exercice et avant la date d’arrêt des comptes annuels

Un administrateur nommé entre la date de clôture de l’exercice et avant la date d’arrêt des comptes annuels doit être mentionné dans les comptes annuels.

En effet, celui-ci est administrateur à la date à laquelle les comptes annuels sont arrêtés et soumis à l’approbation de l’assemblée générale ordinaire.

Exemple 2 de la CNC :

Madame X est nommée en tant qu’administratrice le 5 janvier 2020. L’exercice comptable est clôturé le 31 décembre 2019. Les comptes annuels ont été arrêtés par l’organe d’administration le 25 janvier 2020. Puisque Madame X est en fonction au moment de l’arrêt des comptes annuels, celle-ci doit être mentionnée dans les comptes annuels.

Bien qu’elle n’ait pas été administratrice pendant l’exercice comptable 2019, elle est responsable des comptes annuels soumis à l’assemblée générale.

Cependant, elle ne peut être tenue responsable des fautes commises par l’organe d’administration au cours de l’exercice 2019, puisqu’elle n’était pas administratrice lors de cet exercice.

Dans l’exemple ci-dessus, Madame X n’a été administratrice que durant une partie de la période comprise entre la date de clôture des comptes annuels et la date d’arrêt des comptes annuels.

Pour ces administrateurs, il peut être utile de mentionner la date de début de leur mandat (faculté et non une obligation).

Les administrateurs décédés après l’arrêt des comptes annuels qui étaient encore en fonction au moment de l’arrêt des comptes annuels et qui y ont donc participé, doivent être mentionnés dans les comptes annuels.

Cependant, les administrateurs décédés ou démissionnaires avant l’arrêt des comptes annuels (et qui n’ont par conséquent pas participé à l’adoption des comptes annuels) ne doivent quant à eux ne pas être mentionnés dans les comptes annuels.

En effet, ils ne sont pas les auteurs des comptes annuels de la société et ne sont par conséquent pas responsables des comptes annuels soumis à l’approbation de l’assemblée générale.

Exemple 3 donné par la CNC :

Monsieur Y a démissionné de son mandat d’administrateur le 12 avril 2020. Les comptes annuels ont été arrêtés le 20 mai 2020. Monsieur Y ne doit pas être mentionné dans les comptes annuels puisqu’il n’a pas participé à l’arrêt des comptes annuels.

c) Modification de la composition de l’organe d’administration après l’arrêt des comptes annuels

Les administrateurs nouvellement élus par l’assemblée générale après l’arrêt des comptes annuels ne doivent pas être mentionnés dans les comptes annuels.

Exemple 4 de la CNC :

Madame Z est nommée en tant qu’administratrice le 2 juin 2020. Les comptes annuels ont été arrêtés le 20 mai 2020. Madame Z ne doit donc pas être mentionnée dans les comptes annuels.

5.1.2. Système d’administration dual

Le CSA permet aux SA d’instaurer un modèle d’administration dual.

L’organe d’administration est alors scindé en un conseil de surveillance et un conseil de direction.

Les pouvoirs que le CSA réserve spécifiquement à l’organe d’administration dans un système moniste sont attribués au conseil de surveillance dans un système d’administration dual.

L’arrêt des comptes annuels relève notamment d’une des missions exclusives appartenant au conseil de surveillance.

Le conseil de surveillance peut toutefois déléguer la préparation et l’exécution de l’arrêt des comptes annuels au conseil de direction mais la responsabilité de l’arrêt des comptes annuels subsiste et est dévolue au conseil de surveillance.

Dans pareil cas, seuls les membres du conseil de surveillance doivent être mentionnés dans les comptes annuels.

6. Quid des administrateurs cooptés ?

Il peut arriver que le mandat d’un administrateur prenne fin pour diverses raisons : décès, révocation par l’assemblée générale, démission.

Afin d’éviter la paralysie de l’organe d’administration, celui-ci peut, sauf si les statuts l’excluent, coopter un nouvel administrateur pour le poste d’administrateur vacant.

Si cet administrateur est en fonction au moment de l’arrêt des comptes annuels, il devra être mentionné dans les comptes annuels peu importe que cette nomination n’ait pas été par la suite confirmée par l’assemblée générale.

7. Renseignements à donner sur le commissaire ?

C’est le commissaire en fonction qui établit le rapport qui doit être mentionné dans les comptes annuels.

8. Renseignements des administrateurs et du commissaire dans les comptes annuels des ASBL, AISBL et fondations tenant une comptabilité en partie double ?

Le raisonnement applicable aux sociétés (en régime moniste) s’applique mutatis mutandis aux ASBL et fondations.