Verplichte elektronische facturatie in 2026: praktische richtlijnen voor accountants en belastingconsulenten

Vanaf 1 januari 2026 zullen bijna alle B2B-transacties tussen Belgische btw-plichtigen verplicht elektronisch moeten worden gefactureerd via een gestructureerd formaat (Peppol). Deze verandering is niet louter een technische aangelegenheid; ze biedt ook kansen voor accountants en belastingconsulenten om hun klanten te begeleiden in het stroomlijnen van de financiële administratie en de versterkte fiscale controles.

1. De basisprincipes van elektronische facturatie

Huidige situatie

Sinds 2013 is e-facturatie toegelaten in om het even welk formaat (bijv. PDF per e-mail), op voorwaarde dat:

• De klant instemt met facturatie via elektronische weg.
• De authenticiteit, integriteit en leesbaarheid van de factuur gewaarborgd blijven tot het einde van de bewaartermijn.

Wat verandert er op 1 januari 2026?

De nieuwigheid zit in de verplichting om gestructureerde elektronische facturen uit te reiken voor de meeste B2B-transacties tussen Belgische btw-plichtigen. Deze facturen worden verstuurd via het netwerk Peppol, dat zorgt voor een automatische en veilige gegevensoverdracht op basis van een unieke identificatie voor elke partij.

2. Toepassingsgebied en uitzonderingen

Betrokken transacties (B2B)

Verkopen van goederen en dienstverlening tussen twee Belgische btw-plichtige ondernemingen vallen onder de verplichting om de facturatie in een gestructureerd formaat uit te voeren, tenzij er wettelijke uitzonderingen gelden.

Uitzonderingen op de uitreiking van facturen

• B2C-transacties: Verkoop aan particulieren (voor privégebruik) valt niet onder de verplichting.
• Failliete btw-plichtigen: Zij zijn vrijgesteld van de verplichte elektronische facturatie.
• Ondernemingen die uitsluitend vrijgestelde handelingen verrichten (artikel 44 W.BTW): Vrijgesteld van de verplichting om gestructureerde facturen uit te reiken of te ontvangen voor deze verrichtingen.
• Niet in België gevestigde btw-plichtigen (zonder vaste inrichting): Geen wettelijke verplichting tot e-facturatie via Peppol.
• Forfaitaire btw-plichtigen: Vrijgesteld, uiterlijk tot 1 januari 2028.

Binnenkomende facturen

Ondernemingen die alleen handelingen verrichten die zijn vrijgesteld krachtens artikel 44 W.BTW, hoeven niet in staat te zijn gestructureerde facturen te ontvangen.

Vrijwillige facturatie

Ondernemingen kunnen steeds kiezen om gestructureerde e-facturen te gebruiken, ook als de wet dat niet vereist (bijv. voor transacties buiten de EU of B2C). Is er echter geen wettelijke verplichting, dan kan de klant dit facturatieformaat weigeren.

3. Rol en kansen voor accountants en belastingconsulenten

Conformiteit en anticipatie

• Identificatie van transacties: Help klanten bij het in kaart brengen van B2B, B2C en vrijgestelde transacties (artikel 44, buitenlandse klanten, enz.).
• Controleer de software: Ga na of de facturatie- en boekhoudprogramma’s compatibel zijn met Peppol en de gangbare gestructureerde formaten.
• Inrichting van interne processen: Werk procedures uit voor het opstellen, versturen en archiveren van facturen in gestructureerde vorm, met oog voor traceerbaarheid.

Optimalisatie van de administratie

• Digitalisering van de factuurstroom: Gestructureerde e-facturatie biedt tijdswinst, lagere verwerkingskosten en een efficiëntere opvolging.
• Automatische controles: De authenticiteit en integriteit van de facturen worden technisch gegarandeerd, waardoor fouten en fraude verminderd worden.
• Centralisatie van data: Doordat financiële stromen beter gestructureerd zijn, verloopt de analyse van rentabiliteit, cashflowbeheer en btw-aangiften eenvoudiger.

Strategische begeleiding

• Verandering in gang zetten: Sensibiliseer klanten over de impact en voordelen op de middellange termijn (bijv. snelheid, transparantie, minder geschillen).
• Personeel opleiden: Bied ondersteuning op vlak van software (Peppol, UBL-formaat, …) en nieuwe procedures.
• Aanpassing aan toekomstige fiscale modernisering: De fiscus werkt aan elektronisch rapporteren. Ondernemingen die klaar zijn voor e-facturatie, staan een stap voor.

4. Praktijksituaties: veelgestelde vragen van uw klanten

Buitenlandse klant

Op dit moment geldt de verplichting niet wanneer een van de partijen in het buitenland is gevestigd. De instemming van de klant is vereist, en het formaat en de verzendmethode worden in onderling overleg bepaald. Vanaf 2030 zou deze verplichting kunnen uitbreiden tot transacties binnen de hele EU.

Beperkt aantal B2B-facturen

Zelfs ondernemingen die sporadisch factureren aan een B2B-klant, moeten zich houden aan de regels, op straffe van sancties. Er bestaat geen drempel waarbij de verplichting vervalt.

Sponsorfacturen voor een vzw

Als het gaat om een belaste B2B-transactie, valt ook een vzw onder de verplichting om gestructureerde elektronische facturen uit te reiken.

Particuliere klanten

Voor B2C-transacties geldt geen verplichting. De ondernemer kan wel vrijwillig elektronische facturen gebruiken, maar is hiertoe niet verplicht.

5. Waarom dit nieuwe systeem?

• Bestrijding van fraude: Gestructureerde e-facturen zijn niet aanpasbaar, wat fraude en manipulaties beperkt.
• Efficiëntie en snelheid: De facturen worden via een enkel, geautomatiseerd en beveiligd netwerk verzonden (Peppol) in plaats van diverse kanalen (post, e-mail, enz.).
• Vooruitlopend op uitgebreidere controles: Deze stap bereidt de weg voor geavanceerde btw-rapportering en real-time toezicht door de fiscus.
• Geleidelijke uitbreiding: De autoriteiten sturen aan op een EU-brede harmonisatie om fraude en de zogenaamde ‘btw-kloof’ aan te pakken.

6. Sancties bij niet-naleving

Net als bij andere btw-verplichtingen riskeert men voor elke inbreuk een boete, per factuur, met een maximum van 5.000 euro per dossier.

7. Praktische aanbevelingen voor kantoren

1. Voorafgaandelijke audit bij cliënten: Ga na welke klanten onder de nieuwe regels vallen, hoeveel B2B-facturen ze uitreiken, en of hun IT-omgeving adequaat is.
2. Software-actualisatie: Werk samen met softwareleveranciers van Peppol en test de compatibiliteit met uw eigen boekhoudpakketten.
3. Proactieve communicatie: Informeer uw klanten over de timing en te nemen stappen.
4. Continue opleiding: Zorg dat uw medewerkers de nieuwe formaten, controleprocedures en technische kenmerken beheersen.
5. Geleidelijke migratie: Wacht niet tot 2026 – start nu een pilootproject en rol het stapsgewijs uit voor bepaalde klanten of factuurstromen.

Conclusie

De overstap naar gestructureerde elektronische facturatie is een essentiële hervorming voor B2B-transacties in België en zal grote gevolgen hebben voor administratieve processen en fiscale controles. Als accountant of belastingconsulent kunt u uw klanten begeleiden bij de nodige aanpassingen en hun systemen optimaliseren voor digitale facturatie.

De nieuwe verplichting van 1 januari 2026 is tegelijk een kans om hun financiële administratie te moderniseren, interne processen te stroomlijnen en uw rol als bevoorrechte partner in fiscale naleving en optimalisatie te versterken. Een tijdige voorbereiding, in combinatie met een doordacht technisch en strategisch traject, is de sleutel tot succes.