De kunst van het onderhandelen met uw leveranciers of hoe de winstgevendheid van uw bedrijf te verbeteren.

Goed aankopen is een fundamentele vaardigheid om de rendabiliteit van uw ondernemingsactiviteit te waarborgen, of u nu een natuurlijke persoon bent of een vennootschap. Helaas wordt dit cruciale aspect vaak verwaarloosd onder het voorwendsel dat u andere prioriteiten hebt en gebrek aan middelen.​

Op het eerste gezicht zijn deze redenen helemaal begrijpelijk en legitiem, maar als u wist dat onderhandelen uw financiële situatie drastisch zou kunnen verbeteren, zou u het dan blijven negeren?

Goed aankopen betekent vooral prioriteiten stellen bij uw aankopen. Een effectieve methode is het opstellen van een kaartbeeld ervan.

Om dit oefening te starten, verdrink niet in micro-details en focus op de belangrijkste posten volgens de 80/20-aanpak.

De methodologie is relatief eenvoudig: voor elke belangrijke aankoop, kost of investering geeft u de leverancier, het bedrag en de noodzaak ervan aan (onmisbaar, comfortabel en overbodig). Aan het einde van deze feitelijke analyse hebt u een helder beeld van het aandeel van elke leverancier, wat u kan helpen bij een latere onderhandeling.

Op dit punt en afhankelijk van de financiële gezondheid van uw activiteiten kunt u al beslissingen nemen binnen het kader van uw contractuele verplichtingen. Zo kunnen onnodige aankopen zo snel mogelijk worden stopgezet, comfortaankopen worden herevalueerd en die met een essentiële aard worden heronderhandeld.

Goed aankopen volgt een vrij lineair en iteratief proces dat een goede voorbereiding vergt. Voorafgaand aan een aankoop en het opzetten van een proces dat complex kan lijken, is het cruciaal om vragen te stellen over de impact op zowel de liquiditeit als de rendabiliteit van de activiteiten.

De verschillende fases kunnen als volgt worden samengevat.

1. Definieer de geplande aankoop en uw beoordelingscriteria nauwkeurig

Een generieke aanpak is niet compatibel met het concept van “goed aankopen”. Het is zaak zo precies mogelijk te zijn door het type aankoop (product/dienst) en de kenmerken ervan te bepalen, zoals functies, technische prestaties, hoeveelheden of de frequentie indien het om een dienst gaat.

2. Bestudeer de markt

Voordat u begint, bestudeert u best zo goed mogelijk de markt, onder andere wat betreft spelers, vergelijkbare of alternatieve producten en diensten en prijzen. Deze kennis stelt u later in staat uw onderhandelingsmacht te versterken.

3. Bepaal uw selectiecriteria

Afhankelijk van de complexiteit en de “strategische” belangrijkheid van de aankoop moet u op voorhand zeker zijn dat de gekozen leverancier zijn verplichtingen probleemloos zal nakomen.

Om het risico op mogelijke falingen te beperken, is het beste om uw “onderzoek” te doen met betrekking tot de reputatie van de leverancier, zijn financiële soliditeit en de kwaliteit van zijn producten/diensten. U kunt ook referenties vragen die u zelf kunt contacteren.

Uw criteria kunnen worden geobjectiveerd en gewogen afhankelijk van uw prioriteiten in een selectietabel. Over het algemeen zult u, naast de financiële gezondheid van de potentiële leverancier, onder meer prijs, kwaliteit, betrouwbaarheid, levertermijnen, aftersalesdienst, MVO-engagement (eerlijk handelsverkeer, circulaire economie, …) en certificeringen terugvinden.

4. Stel uw doelstellingen vast

Wat wilt u uit de onderhandeling halen? Het antwoord moet helder en ondubbelzinnig zijn.

Elke situatie is uniek. In tijden van tekorten bijvoorbeeld, zal de beschikbaarheid van het gezochte product/de dienst belangrijker zijn dan de prijs.

5. Bereid de onderhandeling voor

Om uw kans op succes te maximaliseren, is het essentieel om meerdere leveranciers uit te nodigen om op basis van een bestek een offerte in te dienen. Deze stap kan formeler of informeler zijn, afhankelijk van uw organisatie.

Het feit dat u uw selectiecriteria hebt bepaald, maakt een objectieve evaluatie van de offertes mogelijk en het ontmoeten van alle geselecteerde aanbieders.

U zal onderhandelingen starten met minstens twee of drie leveranciers, indien mogelijk. Het is evident dat dit bij een “oligopolistische” of monopolistische markt niet altijd mogelijk is.

De onderhandeling zal zich richten op de door u geïdentificeerde criteria. Een valkuil om te vermijden is enkel naar de prijs kijken. Beperk u niet tot de nominale waarde maar focus op de totale eigendomskosten. De prijs is doorgaans het zichtbare deel van de ijsberg, waaraan u bijkomende kosten zoals transport, verzekeringen, levertijden, opslag, onderhoud, betalingsvoorwaarden of non-conformiteit moet toevoegen.

Paradoxaal genoeg is de laagste prijs niet altijd “de goedkoopste”.

Laat u niet verleiden door de laagste prijs, vraag uzelf af of de leverancier de nodige voorwaarden vervult om een duurzame win-win zakelijke relatie te garanderen.

Accepteer dat er wat “speling” is bij het vastleggen van uw doelstellingen: welke doelen strikt moeten worden behaald en waar u openstaat voor concessies.

Verwaarloos de algemene voorwaarden niet, die dikwijls sterk onevenwichtig en totaal in het voordeel van de verkoper kunnen zijn. Hier komen we nog op terug, verderop.

6. Onderhandel

Waarschijnlijk bent u geen professionele onderhandelaar en bovendien is onderhandelen misschien niet uw sterkste kant. U zou gemakkelijk het slachtoffer kunnen worden van een doorgewinterde verkoper.

Dankzij uw voorbereiding en de selectie van meerdere potentiële leveranciers staat u echter sterk.

Valkuilen om te vermijden zijn dat u zich laat meeslepen door emoties, zich zwak voelt en/of afgeleid wordt door de onderhandelingsstijl van uw gesprekspartner. Vergeet niet dat als u de leverancier nodig hebt, hij u ook nodig heeft.

Denk er ook aan dat u niet verplicht bent om tot een akkoord te komen, ongeacht de tijd die u in dit proces hebt geïnvesteerd. Is het voorgestelde akkoord niet bevredigend, onderteken het dan niet. U kunt de onderhandelingen uitstellen of zelfs stoppen en uw aandacht richten op andere opties. Niets verhindert u trouwens om parallel te onderhandelen met de andere geselecteerde leveranciers.

7. Bereid het juridisch kader voor

Na lange besprekingen zijn de onderhandelingen tot een akkoord gekomen. Het wordt nu tijd om de beloften en intenties om te zetten in de contractuele rechten en verplichtingen van de partijen. Voorbij de overeenkomst over het voorwerp en de prijs, zullen ook boetes voor niet-naleving van contractclausules en garanties worden opgenomen. Ook de modaliteiten voor geschillenbeslechting, voorwaarden voor het activeren van boetes en garanties zullen hierin staan.

Dit contract geldt als bewijs bij een geschil, daarom is het aan te raden juridisch advies in te winnen voor ondertekening. Afhankelijk van de belangen is het niet ongewoon dat er heen-en-weer wordt gecommuniceerd tussen advocaten van beide partijen.

8. Volg de commerciële relatie op

Eenmaal het contract ondertekend en de commerciële relaties gestart, is het raadzaam deze op te volgen om de relatie te voeden, de naleving van het contract te verzekeren en snel te kunnen ingrijpen in geval van problemen.

Afhankelijk van het belang en de frequentie van het probleem worden passende acties ondernomen, gaande van het zoeken naar een oplossing tot het aanspannen van een rechtszaak of mediation. Houd hierbij steeds de kost/baten-afweging in het achterhoofd om zich niet in kostbare en risicovolle procedures te storten.

9. Hergebruik uw contracten regelmatig

Ga niet op uw lauweren rusten, de markt is voortdurend in beweging. Herbekijk uw kerncontracten en heronderhandel ze met vaste tussenpozen. Dit stelt u in staat systematisch te profiteren van nieuwe opportuniteiten en signaleert aan uw leveranciers dat u het serieus neemt.

Ter conclusie, de hierboven beschreven stappen zijn toepasbaar in alle situaties, maar de uitvoering ervan zal afhangen van de belangen.

Het voorgestelde proces is vrij eenvoudig op te zetten en vereist geen bijzondere ervaring. Het beheer ervan, vooral bij uw kernaankopen, zal een essentiële hefboom vormen om uw kosten te verlagen, de kwaliteit van de aangekochte producten/diensten te verbeteren en de rendabiliteit van uw zaak te verhogen.

Veel succes met uw aankopen!