Nouveaux accords écrits et déclarations obligatoires pour les agences d’intérim dès 2025 !

À partir de 2025, un cadre d’accord écrit et des déclarations spécifiques seront obligatoires !

Pour bénéficier de l’exonération de versement du précompte professionnel pour le travail en équipes ou de nuit, les agences d’intérim doivent obtenir l’accord de l’utilisateur depuis le 1er octobre 2022.

Un arrêté royal du 16 septembre 2024 précise les modalités de cet « accord ». Il se compose d’un contrat écrit comprenant un certain nombre de dispositions minimales concernant un cadre procédural, ainsi que de certaines déclarations.

En conséquence, de nouvelles conditions s’appliqueront au secteur intérimaire pour bénéficier de cette exonération à partir du 1er janvier 2025.

Le rôle de l’utilisateur devient donc essentiel.

De quoi s’agit-il ?

Les agences d’intérim qui emploient un ou plusieurs intérimaires chez un utilisateur dans un système de travail en équipes, de travail de nuit, de travail en continu, de navigation systématique ou de travaux immobiliers sont exonérées de verser une partie du précompte professionnel sur les salaires de ces intérimaires à l’État. Cependant, deux conditions supplémentaires s’appliquent pour le secteur intérimaire :

1. Depuis le 1er avril 2022, l’agence d’intérim ne peut appliquer l’exonération que si elle prouve que toutes les conditions sont remplies.
2. Depuis le 1er octobre 2022, l’agence d’intérim doit obtenir l’accord de l’utilisateur pour appliquer l’exonération.

Qu’est-ce qui existait déjà ?

Pour les rémunérations versées aux intérimaires depuis le 1er octobre 2022, l’agence d’intérim doit obtenir au préalable l’accord de l’utilisateur pour appliquer l’exonération liée au travail en équipes ou de nuit. La loi du 21 décembre 2022 a par ailleurs permis de clarifier les caractéristiques de cet accord par arrêté royal.

En l’absence d’un tel arrêté, l’« accord » restait informel.

Pourquoi cette intervention ?

Le législateur veut donner à cette déclaration de l’utilisateur la même valeur juridique qu’une seconde déclaration négative de précompte professionnel. L’arrêté royal du 16 septembre 2024 vise à garantir que l’agence d’intérim ait la certitude que les conditions pour le travail en équipes ou de nuit sont remplies avant de déposer la seconde déclaration de précompte professionnel. Cependant, il est difficile pour une agence d’intérim de vérifier directement toutes ces conditions. L’agence doit donc pouvoir compter sur l’utilisateur.

L’arrêté oblige ainsi les agences d’intérim à établir un cadre d’accord avec leurs utilisateurs sur l’application de l’exonération. Un des aspects clés de cet accord est que l’utilisateur devra fournir mensuellement une déclaration certifiant que les conditions d’application sont respectées.

En cas de contrôle fiscal, si l’utilisateur ne peut pas fournir les preuves nécessaires, il est contractuellement responsable.

Qu’est-ce qui est nouveau ?

Pour prouver que les conditions sont remplies, une agence d’intérim devra démontrer qu’elle a obtenu l’accord de l’utilisateur pour appliquer l’exonération. Dès l’entrée en vigueur de l’arrêté royal, cet « accord » requis depuis le 1er octobre 2022 se composera de :

• Une convention écrite préalable entre l’agence d’intérim et l’utilisateur, qui devra définir le cadre procédural précisant la manière d’appliquer l’exonération et de prouver que les conditions sont respectées. Cette convention devra inclure des dispositions minimales, notamment que l’agence ne pourra appliquer l’exonération que si l’utilisateur a émis une déclaration spécifique ; elle devra aussi spécifier comment l’agence pourra prouver l’existence et la date de cette déclaration, l’obligation de l’utilisateur de collaborer en cas de contrôle fiscal, ainsi que la responsabilité de l’utilisateur s’il ne fournit pas les preuves nécessaires.
• Déclarations explicites ou implicites de la part de l’utilisateur. Dans cette déclaration, l’utilisateur devra indiquer sans ambiguïté le type de travail effectué par l’intérimaire (travail en équipes, variante « bis », travail de nuit, travail en continu, variante « bis » en continu, navigation systématique ou travaux immobiliers sur site) et confirmer qu’il peut fournir la preuve que les conditions sont remplies pour le régime concerné. La déclaration devra également préciser le pourcentage de dérogation sur le volume de travail en cas de variante « bis » du travail en équipes ou en continu.

La déclaration doit être établie « après l’exécution de la prestation » mais avant la deuxième déclaration de précompte professionnel. Elle peut être implicite, par exemple par l’identification séparée des prestations éligibles sur une facture.

L’agence d’intérim devra conserver la convention écrite et les déclarations à disposition de l’administration fiscale.

Quand les nouvelles obligations entrent-elles en vigueur ?

L’arrêté royal du 16 septembre 2024 s’applique aux rémunérations versées ou attribuées à partir du 1er janvier 2025.

Conclusion : une action requise pour les agences d’intérim et les utilisateurs

Les agences d’intérim devront réviser leurs processus actuels pour se conformer au nouvel arrêté et formaliser ceux-ci dans une convention écrite avec l’utilisateur.

Les utilisateurs devront vérifier mensuellement que les prestations des intérimaires respectent les conditions d’application pour le travail en équipes et de nuit.

La date limite est courte : les conventions écrites existantes doivent être adaptées d’ici le 1er janvier 2025, et les premières déclarations devront être émises dès la fin janvier 2025.

Si vous avez des questions concernant l’impact du nouvel arrêté, n’hésitez pas à contacter l’un de nos spécialistes (Daan Buylaert, Gauthier Vandenbossche, Kimberley De Plucker et Charlotte Meskens).

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A l’origine, cet article a été rédigé en néerlandais, en sorte que c’est à la version néerlandaise qu'il convient, en tout état de cause de se référer !