Les obligations PEPPOL doivent être mise en balance avec le respect du secret professionnel de l’expert-comptable

PEPPOL vous est présenté comme un avantage car il permet une centralisation automatique des données de facturation dans un système commun au moyen d’un format standardisé.
Par contre PEPPOL peut être un inconvénient majeur pour les prestataires de professions libérales réglementées comme les médecins, les experts-comptables, les conseillers fiscaux ou encore les avocats.

Ces professions, avec d’autres, ont en commun l’obligation de respect du secret professionnel et ce n’est pas une mince affaire.
Quand les documents circulent entre vous et votre client aucun secret n’existe sauf d’être bien certain que le client est votre destinataire. A cet effet il est utile, par exemple dans le contrat de services ou lettre de mission, de préciser les coordonnées de contact du client (mandant) et d’indiquer que l’envoi de pièces, documents, informations ou communications vers ces coordonnées par le professionnel (mandataire) sont libres de respect de l’obligation liée au secret professionnel.

L’Académie fiscale insiste auprès de ses membres sur l’importance du respect total de ce secret professionnel lors de la facturation envers les clients, assujettis ou non au système PEPPOL.

Ce n’est pas parce que les factures en B2B (presque toutes et bientôt toutes dans deux ans) sont à transmettre sous un format structuré de manière numérique que cette obligation de respect du secret professionnel tombe ou s’efface.
Par exemple, une facture transmise sous format « PEPPOL » émise par une expert-comptable ne doit absolument pas reprendre les informations sur la prestation effectuée, la période visée, le détail des heures prestées, les coordonnées du collaborateur du dossier, le tarif horaire ou forfaitaire, les données de la mission, etc.
Toutes ces informations sont strictement confidentielles, couvertes par le secret professionnel, et ne peuvent être révélées à un quelconque tiers au dossier, dont le fisc, les autorités, administrations, etc.
En les communiquant cet expert-comptable viole son secret professionnel et peut être enclin à des poursuites pénales et/ou disciplinaires.
Il est toutefois toujours autorisé, et même conseillé, de transmettre à son client, comme actuellement, le détail des prestations effectuées ou sa reddition de compte sous un document en format PDF. Ce document ne doit pas accompagner le facture sous format PEPPOL. C’est toute l’énorme différence par rapport à la pratique actuelle avant la mise en place du système PEPPOL.

Aujourd’hui sans certitude aucune, le SPF Finances indique qu’il n’a pas accès à la plateforme PEPPOL. Ce n’est que momentanément.

Dans deux ans la loi sur la numérisation des obligations fiscales lui donnera pleinement accès à toutes les données, y compris rétroactivement pour des besoins de contrôles des entreprises et particuliers.
Soyez donc très prudent, sécurisez vos applications et serveurs car il ne se passe pas un jour où des informations sur la violation des bases de données permettent aux fraudeurs de récolter et ensuite de revendre des données. Et je ne parle pas de la fraude sur le paiement des salaires des ministres !!

Reprenez le moins d’informations possibles sur les documents émis et envoyés dans la plateforme PEPPOL.

N’oubliez pas que les annexes à vos factures fourmillent de secrets que certains pourraient acheter à prix fort. Raison pour laquelle il est indispensable que vous les protégiez.

Pour respecter la législation en matière TVA, l’article cinq de l’arrêté royal numéro un n’oblige pas à présenter la facture ou le document en tenant lieu sur une seule feuille. Notamment le point six indique que la mention à reproduire sur le document concerne « les éléments nécessaires pour déterminer l’opération et le taux de la taxe, notamment la dénomination usuelle des biens livrés et des services fournis et leur quantité ainsi que l’objet des services ».
Il suffit d’indiquer que l’opération est une prestation de services, que le taux des de 21%, que la dénomination usuelle des services fournis est une prestation en qualité d’expert-comptable, que la quantité est forfaitaire ou horaire et que l’objet des services est conforme selon la lettre de mission.
Inutile de mentionner la période concernée, le nom ou numéro du dossier ou encore la prestation particulière sous un vocale comme « établissement de la déclaration TVA », « contrôle fiscal », « clôture périodique », « procédure d’insolvabilité », « analyse des comptes », « dossier crédit », etc.

Il vous reste quelques jours pour vérifier que votre système de facturation est conforme en lien avec vos obligations de respect strict de votre secret professionnel.

Jean Pierre RIQUET
Président de l’Académie fiscale