Nieuwe verplichte schriftelijke afspraken en verklaringen voor uitzendbureaus vanaf 2025!

Vanaf 2025 schriftelijk afsprakenkader en specifieke verklaringen vereist !

Om de vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing voor ploegen- of nachtarbeid te kunnen toepassen, moeten uitzendbureaus sinds 1 oktober 2022 daartoe het akkoord hebben van de gebruiker.

In een KB van 16 september 2024 wordt dit ‘akkoord’ nader ingevuld. Het blijkt dat dit uiteenvalt in het sluiten van een schriftelijke overeenkomst met een aantal minimumbepalingen over een procedureel kader en het opmaken van bepaalde verklaringen.

Het gevolg is dat er vanaf 1 januari 2025 heel wat bijkomende voorwaarden gelden voor de toepassing van de vrijstelling in de uitzendsector.

Een belangrijke rol is daarbij weggelegd voor de gebruiker.

Waarover gaat het?

Uitzendbureaus die één of meerdere uitzendkrachten tewerkstellen bij een gebruiker in een systeem van ploegenarbeid, nachtarbeid, volcontinu arbeid, systeemvaart of werken in onroerende staat, worden ervan vrijgesteld om een gedeelte van de bedrijfsvoorheffing die op hun bezoldigingen wordt ingehouden door te storten naar de Schatkist. Voor de uitzendsector gelden er hiervoor twee bijkomende voorwaarden:

1. Vanaf 1 april 2022 is expliciet voorzien dat het uitzendbureau de vrijstelling slechts kan toepassen indien zij het bewijs kan leveren dat aan alle toepassingsvoorwaarden is voldaan;
2. Vanaf 1 oktober 2022 kan een uitzendbureau de vrijstelling alleen toepassen indien zij het akkoord heeft verkregen van de gebruiker om de vrijstelling toe te passen.

Wat bestond er al?

Voor bezoldigingen van uitzendkrachten die het uitzendbureau vanaf 1 oktober 2022 betaalt, heeft zij het voorafgaand akkoord nodig van de gebruiker om de vrijstelling voor ploegen- of nachtarbeid daarop toe te passen. Bijkomend werd bij wet van 21 december 2022 de mogelijkheid voorzien om de kenmerken waaraan dat akkoord moet voldoen te verduidelijken bij KB.

Bij gebreke aan een dergelijk KB, bleef “het akkoord” vormvrij.

Waarom wordt er nu ingegrepen?

De regelgever wil aan voormelde verklaring van de gebruiker dezelfde juridische waarde geven als het indienen van een tweede negatieve aangifte in de bedrijfsvoorheffing.

De insteek van het KB van 16 september 2024 is dat het uitzendbureau vóór het indienen van de tweede aangifte in de bedrijfsvoorheffing de zekerheid moet hebben dat de prestaties die hun uitzendkrachten hebben verricht bij een bepaalde gebruiker voldoen aan de toepassingsvoorwaarden van ploegen- of nachtarbeid. In de praktijk is dit niet eenvoudig, aangezien het uitzendbureau niet over al die voorwaarden rechtstreekse controle heeft. Het uitzendbureau moet dus op de gebruiker kunnen rekenen.

Daarom verplicht het KB uitzendbureaus om met hun gebruikers een afsprakenkader uit te werken en overeen te komen over de toepassing van de vrijstelling.

Een van de belangrijkste aspecten hiervan is dat er een maandelijkse verklaring moet voorliggen van de gebruiker dat er voldaan is aan de gestelde toepassingsvoorwaarden.

Indien bij een fiscale controle van het uitzendbureau blijkt dat de gebruiker niet de nodige bewijzen daarvan kan leveren, dan wordt hij contractueel aansprakelijk gesteld.

Wat is er nieuw?

Een uitzendbureau zal voor de prestaties die door de uitzendkrachten worden geleverd moeten aantonen dat zij het akkoord heeft verkregen van de gebruiker om de vrijstelling toe te passen, wanneer aan de toepassingsvoorwaarden wordt voldaan.

Vanaf de inwerkingtreding van het KB, valt “het akkoord” dat er sinds 1 oktober 2022 moet zijn, uiteen in:

• Een schriftelijke voorafgaande overeenkomst tussen het uitzendbureau en de gebruiker;
  
  Het uitzendbureau en de gebruiker moeten (voor de bezoldigingen die vanaf 1 januari 2025 worden betaald of toegekend) een schriftelijke overeenkomst sluiten. Daarin moeten zij het procedureel kader vastleggen dat voorziet op welke manier de vrijstelling wordt toegepast en het bewijs wordt geleverd dat aan alle toepassingsvoorwaarden wordt voldaan.
  
  Deze overeenkomst moet verplicht een aantal minimumbepalingen bevatten, met name dat het uitzendbureau de vrijstelling enkel kan toepassen voor prestaties waarvoor de gebruiker een bepaalde verklaring heeft opgemaakt, de wijze waarop het uitzendbureau het bestaan en het tijdstip van deze verklaring kan aantonen, een medewerkingsverplichting van de gebruiker voor het aanleveren van de nodige bewijzen wanneer het uitzendbureau een fiscale controle ondergaat en de aansprakelijkheid van de gebruiker vastleggen wanneer hij die bewijzen niet levert.

• Expliciete of impliciete verklaringen achteraf door de gebruiker.
  
  In deze verklaring moet de gebruiker “ondubbelzinnig” vaststellen welk type arbeid de uitzendkracht daadwerkelijk heeft verricht (klassieke ploegenarbeid, bis variant ploegenarbeid, nachtarbeid, klassiek volcontinu arbeid, bis variant volcontinu arbeid, systeemvaartregime of werken in onroerende staat op locatie) en bevestigen in de mogelijkheid te zijn om het bewijs te leveren dat aan de toepassingsvoorwaarden van het betrokken systeem is voldaan.
  
  De verklaring moet ook het afwijkingspercentage op de omvang van het werk bevatten wanneer de uitzendkracht wordt tewerkgesteld in de bis variant ploegenarbeid of in de bis variant volcontinu arbeid.
  
  Hoe tot de verklaring wordt gekomen, is vormvrij. Dit geeft uitzendbureaus de mogelijkheid om zelf te zoeken hoe zij dit in hun bestaande processen kunnen integreren. De gebruiker kan bijvoorbeeld een prestatieblad verzenden waarop de kwalificerende prestaties worden opgenomen.
  
  De verklaring mag zelfs tot op zekere hoogte impliciet zijn, zoals het afzonderlijk identificeren van de prestaties die beantwoorden aan de voorwaarden van ploegenarbeid op een (onbetwiste) factuur.
  
  De expliciete of impliciete verklaring moet worden opgemaakt “na de uitvoering van de prestatie”, maar vóór het indienen van de tweede aangifte in de bedrijfsvoorheffing.

(Don’t) trust the process

Het uitzendbureau moet de schriftelijke overeenkomst samen met de verklaringen ter beschikking houden van de fiscus.

De fiscus zal geval per geval controleren of de overeenkomst voldoet aan de minimumstandaard én of de clausules ook in de praktijk daadwerkelijk worden uitgevoerd. Als dat niet het geval is, mag de fiscus het bestaan van de overeenkomst negeren en zal de volledige vrijstelling worden verworpen.

Wanneer treden de nieuwe verplichtingen in werking?

Het KB van 16 september 2024 is van toepassing op de vanaf 1 januari 2025 betaalde of toegekende bezoldigingen.

Conclusie: actie vereist door uitzendbureaus en gebruikers

Uitzendbureaus zullen hun huidige processen onder de loep moeten nemen, met oog op de conformiteit met het nieuwe KB, en deze ook moeten vastleggen in een schriftelijke overeenkomst met de gebruiker.

Gebruikers zullen dan weer op maandelijkse basis de prestaties van de uitzendkrachten moeten controleren op hun conformiteit met de toepassingsvoorwaarden inzake ploegen- en nachtarbeid.

De deadline daarvoor is krap: tegen 1 januari 2025 moeten de bestaande schriftelijke overeenkomsten zijn aangepast aan het nieuwe KB en vanaf eind januari 2025 moeten de eerste verklaringen worden opgemaakt.

Heeft u vragen over de impact van het nieuwe KB? Contacteer dan één van onze specialisten (Daan Buylaert, Gauthier Vandenbossche, Kimberley De Pluckeren Charlotte Meskens).