Modernisering van de BTW-keten: wat moeten accountants en belastingadviseurs weten?

De modernisering van de BTW-keten, geofficialiseerd door de circulaire van 24 januari 2025, brengt belangrijke veranderingen met zich mee voor onderworpen personen en accountants en belastingadviseurs. Deze hervorming beoogt de administratie van aangiften te vereenvoudigen, de betalingen beter op te volgen en de sancties bij niet-naleving te versterken.

Echter, twee punten verdienen bijzondere aandacht:

1. De onderhandelde modaliteiten tussen de administratie en de vertegenwoordigers van de sector, die toelieten bepaalde termijnen en toleranties aan te passen.
2. De schrapping van het uitstel van vervaldagen die op een feestdag of weekend vallen, een beslissing die juridisch betwistbaar zou kunnen zijn.

1. Wat zijn de belangrijkste wijzigingen die door de modernisering van de btw-keten worden ingevoerd?

De hervorming wijzigt verschillende aspecten van het btw-beheer, namelijk:

1. Termijnen voor aangifte en betaling:
   • De kwartaal-aangevers genieten van een uitstel van de indiening- en betalingstermijn tot de 25e van de maand volgend op de betrokken periode (tegenover de 20e voorheen).
   • De maandelijkse aangevers behouden de uiterste datum van de 20e.
2. Schrapping van de mogelijkheid van late indiening van periodieke aangiften:
   • Een correctieve btw-aangifte kan niet meer worden ingediend na de wettelijke uiterste datum.
   • Bij niet-indiening wordt een vervangende aangifte automatisch gegenereerd door de administratie.
3. Invoering van een termijn voor het beantwoorden van inlichtingenverzoeken:
   • De administratie legt nu een vaste termijn op om aan verzoeken om rechtvaardiging te voldoen.
4. Wijziging van het betalings- en terugbetalingssysteem:
   • De btw-voorzieningsrekening vervangt de btw-lopende rekening.
   • Nieuwe rekeningnummers voor de betaling van de btw.
   • Mogelijkheid om de BTW te betalen via domiciliëring.
   • Vereenvoudigde procedure voor BTW-terugbetalingen.
5. Versterking van de boetes en sancties bij niet-naleving van de verplichtingen:
   • De boetes worden aangepast op basis van de ernst van de overtreding en de antecedenten van de belastingplichtige.
     • De nieuwe boete voor laattijdige indiening van een periodieke btw-aangifte bedraagt 100 euro per maand vertraging, met een maximum van 500 euro.
     • Wanneer de belastingplichtige zijn periodieke btw-aangifte niet indient, worden de boetes bepaald op basis van soortgelijke overtredingen die in de vier jaar voorafgaand aan het tijdstip van de overtreding zijn begaan. Een overtreding wordt als een eerste overtreding beschouwd als er geen sanctie is opgelegd voor eerdere soortgelijke overtredingen.
       • 500 euro voor de eerste overtreding;
       • 1.250 euro voor de tweede overtreding;
       • 2.500 euro voor de derde overtreding;
       • 5.000 euro voor elke volgende overtreding.
         

2. Welke fiscale toleranties worden door de administratie verleend?

De belastingadministratie heeft bepaalde toleranties aanvaard om de overgang naar dit nieuwe systeem te vergemakkelijken.

1. Handhaving van de bestaande toleranties voor maandelijkse aangevers:
   • Indien de vervaldag van de 20e op een weekend of feestdag valt, kan de indiening van de aangifte op de volgende werkdag gebeuren.
2. Nieuwe tolerantie voor uitzonderlijk late betaling:
   • Een late betaling geeft geen aanleiding tot een boete indien deze voor de 10e dag van de tweede maand volgend op de betrokken periode wordt uitgevoerd.
   • Let op: Deze tolerantie geldt slechts één keer per onderworpen persoon en mag niet worden geïnterpreteerd als een mogelijkheid tot systematische vertraging.
3. Verlenging van de nalevingstermijnen tot oktober 2025:
   • Om bedrijven en accountants de tijd te geven zich aan te passen aan de nieuwe procedures, worden de sancties soepel toegepast tot die datum.

Bronnen: Circulaire 2025/C/6 btw van 24 januari 2025 en onderhandelingen ITAA – FOD Financiën.

3. Waarom vormt de schrapping van het uitstel van vervaldagen die op een feestdag vallen een probleem?

Tot nu toe konden, wanneer een vervaldag op een weekend of feestdag viel, de aangifte en de betaling van de btw worden uitgesteld naar de volgende werkdag. Deze tolerantie, hoewel administratief, stelde bedrijven en accountants in staat om de termijnen efficiënter te beheren.

Gevolgen van de schrapping van deze tolerantie vanaf mei 2025:

• Strikte verplichting om de vastgestelde termijnen te respecteren, zelfs als deze op een niet-werkdag vallen.
• Verhoogd risico op sancties voor late betaling of aangifte.
• Verhoogde werkdruk voor accountants en belastingadviseurs, vooral tijdens de periodes van fiscale afsluiting.

Concreet voorbeeld:

Een kwartaalaangifte moet worden ingediend op 25 juli 2025, wat een zaterdag is. Met de oude regels had de aangifte op maandag 27 juli kunnen worden ingediend zonder boete. Vanaf nu moet deze vóór 25 juli worden ingediend, anders volgt er een boete.

4. Respecteert deze schrapping het gelijkheidsbeginsel?

Een recent arrest van het Grondwettelijk Hof heropent het debat over de schrapping van het uitstel van btw-termijnen. De fiscoloog brengt op handige wijze naar voren dat het Hof, in een ander fiscaal domein, oordeelde dat het niet verlenen van een extra termijn aan belastingplichtigen wiens vervaldag op een feestdag valt, in strijd zou kunnen zijn met het gelijkheidsbeginsel.

Juridische argumenten:

• De schrapping van de verlengingen benadeelt bepaalde belastingplichtigen enkel en alleen vanwege de kalender.
• Het gebrek aan flexibiliteit kan worden beschouwd als een schending van de gelijkheid voor de wet.

Mogelijke gevolgen:

• Er zouden rechtszaken kunnen worden aangespannen om het uitstel van termijnen te herstellen.
• De belastingadministratie zou gedwongen kunnen worden haar standpunt te herzien indien de jurisprudentie dit vereist.

Bron:Arrest van het Grondwettelijk Hof betreffende het Woningwetboek (arrest nr. 2/2025 van 9 januari 2025)​

5. Hoe de nieuwe deadline van de “25e van de maand” integreren en de verhoogde btw-boeterisico’s anticiperen?

Behoud de bestaande werkwijze om de efficiëntie van het kantoor te waarborgen

Hoewel de nieuwe indieningsdeadline voor periodieke btw-aangiften nu is vastgesteld op de 25e van de maand, raden wij sterk aan de werkwijze van het kantoor niet te wijzigen. Door de inzameling en overdracht van documenten uiterlijk op de 10e van de maand te handhaven en de aangifte uiterlijk op de 20e van de maand te verwerken, blijft de btw-verwerking soepel verlopen, worden last-minute fouten beperkt en blijft er een veilige marge behouden.

Een verschuiving van 5 dagen lijkt misschien onschuldig, maar op de schaal van vier driemaandelijkse aangiften betekent dit een risico op een verlies van 20 productiedagen per jaar. Dit is enorm en kan zeer schadelijk zijn voor de werking van het kantoor, doordat het de verwerkingstijd verkort en de werkdruk op de teams verhoogt.

Nultolerantie wordt de nieuwe btw-norm

Daarnaast is het essentieel om rekening te houden met de nieuwe, strengere btw-regels. De vroegere tolerantieperiode tot de 10e van de volgende maand verdwijnt en maakt plaats voor de illusie van een extra termijn van 5 dagen. In werkelijkheid verschuiven we van een relatief flexibel systeem naar een starre zone, waarbij het risico op boetes voor laattijdige indiening aanzienlijk toeneemt.

De btw-boetes zullen strikter worden toegepast, waardoor klanten die de deadlines niet naleven een aanzienlijk hoger risico lopen op financiële sancties. Daarom is het van cruciaal belang dat het kantoor hierover beter communiceert:

• Klanten herinneren aan het belang van een tijdige aanlevering van documenten, bij voorkeur periodiek, en in elk geval vóór de 10e van de maand.
• Duidelijk aangeven dat als de klant te laat is met het aanleveren van documenten, het kantoor niet langer verplicht is om de productietermijn te garanderen, met als gevolg mogelijke boetes.
• De opdrachtbrief aanpassen om deze nieuwe risico’s op te nemen en de verantwoordelijkheden van het kantoor in geval van laattijdige indiening door de klant te verduidelijken.

Het doel is dus om de striktheid van het kantoor te behouden, onnodige boetes voor klanten te vermijden en de boekhoudkundige processen af te stemmen op deze veel strengere fiscale benadering.

Tips en Aanbevelingen

1. Anticipatie op de nieuwe btw-termijnen:
   • Informeer uw klanten over de nieuwe uiterste datums en vermijd last-minute indieningen.
   • Implementeer automatische waarschuwingen en kalenders.
2. Profiteer van de fiscale toleranties:
   • De uitzonderlijke betalingstermijn kan een boete vermijden, maar kan slechts één keer worden gebruikt.
   • Controleer de overgangsperiodes om uw boekhouding aan te passen.
3. Let op de evoluties in de jurisprudentie:
   • Het Grondwettelijk Hof zou een correctie kunnen opleggen aan de schrapping van het uitstel van termijnen.
   • Volg toekomstige wettelijke beslissingen die mogelijk versoepelingen zouden kunnen herinvoeren.
4. Optimaliseer het betalingsbeheer:
   • Gebruik domiciliëring om vergeten of vertragingen te vermijden.
   • Pas de interne procedures van bedrijven aan aan het nieuwe beheer van de btw-voorzieningsrekening.
5. Dialoog met de belastingadministratie:
   • Indien bepaalde bedrijven bijzonder hard worden getroffen door deze wijzigingen, kunnen aanpassingen door de sector worden onderhandeld. Wij blijven ons inzetten voor deze kwesties en waarderen het werk van de ITAA op dit gebied.

Conclusie

De modernisering van de btw-keten introduceert verschillende belangrijke wijzigingen, gaande van de vereenvoudiging van betalingen tot de invoering van aangepaste sancties. Echter, de schrapping van het uitstel van termijnen vormt een ernstig praktisch en juridisch probleem, dat via de jurisprudentie zou kunnen worden betwist.

Accountants en belastingadviseurs moeten hun praktijken vanaf nu aanpassen om elk risico op sancties te vermijden en hun klanten te sensibiliseren voor de nieuwe regels. Waakzaamheid blijft geboden gezien de potentiële wettelijke evoluties die op termijn bepaalde van deze maatregelen zouden kunnen wijzigen.