Maximum vijf hoofdactiviteiten: nieuwe richtlijnen voor inschrijving in de KBO

Vanaf 28 maart ondergaat de inschrijvingsprocedure voor ondernemingen in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) een belangrijke wijziging: het is niet langer toegestaan om meer dan vijf hoofdactiviteiten te registreren. Met deze maatregel, ingevoerd door de FOD Economie, wil men de kwaliteit en betrouwbaarheid van de gegevens in de KBO verbeteren. Voor accountants is het cruciaal om deze veranderingen te begrijpen, zodat ze hun cliënten optimaal kunnen begeleiden bij zowel de inschrijving als de update van hun activiteiten.

Wat verandert er concreet?

Tot nu toe konden ondernemingen een groot aantal hoofdactiviteiten opgeven, wat de duidelijkheid van de informatie kon vertroebelen. Voortaan moet bij de oprichting van een onderneming:

• Het aantal hoofdactiviteiten worden beperkt tot maximaal vijf: nieuwe ondernemingen moeten deze activiteiten identificeren op basis van een relevant criterium.

• Alle overige activiteiten als nevenactiviteiten worden geregistreerd: elke activiteit die (potentieel) omzet kan genereren, moet vermeld worden, zelfs als die niet tot de hoofdactiviteiten behoort.

• De categorie “hulpactiviteiten” worden afgeschaft: deze derde categorie verdwijnt vanaf 28 maart.

Hoe bepaal je een hoofdactiviteit?

De FOD Economie laat de keuze tussen drie opties om de hoofdactiviteit te definiëren:

1. De (geschatte) hoogste jaarlijkse omzet

2. Het (geschatte) grootste aantal voltijdse equivalenten

3. Elk ander criterium dat de entiteit of de ondernemer hanteert

Op deze manier kunnen de hoofdactiviteiten beter worden afgestemd op de kernactiviteiten of op wat binnen de onderneming als strategisch het meest belangrijk wordt beschouwd.

En wat met updates?

• Van nevenactiviteit naar hoofdactiviteit (of omgekeerd)

Als een nevenactiviteit groeit en uiteindelijk de voornaamste bron van omzet wordt, moet die activiteit meteen als hoofdactiviteit in de KBO worden geregistreerd. Hetzelfde geldt in de omgekeerde situatie.

• Impact voor bestaande ondernemingen

De richtlijnen gelden ook voor ondernemingen die al in de KBO zijn ingeschreven. Er is echter geen onmiddellijke verplichting om de informatie aan te passen. Pas tegen uiterlijk november 2026 moet elke onderneming volledig in orde zijn met deze nieuwe voorschriften.

Rollen en aanbevelingen voor accountants

1. Informeer uw klanten

Breng nieuwe ondernemers op de hoogte van deze richtlijnen zodat ze van bij de start duidelijk weten hoe ze hun hoofd- en nevenactiviteiten moeten inschrijven.

2. Controleer de coherentie

Begeleid uw bestaande klanten bij het nakijken van hun huidige inschrijving. Een regelmatige controle (bv. bij de jaarafsluiting) zal de latere overstap of update naar de nieuwe normen eenvoudiger maken.

3. Geef strategisch advies

De keuze van een hoofdactiviteit kan berusten op omzetprognoses of andere criteria. Help uw klanten bij het selecteren van de meest geschikte activiteit(en) in functie van hun kernbusiness en groeiplannen.

4. Anticipeer op 2026

Zelfs al is er geen onmiddellijke verplichting voor bestaande ondernemingen, het is nuttig om tijdig de nodige aanpassingen te plannen om mogelijke problemen of overhaaste updates in 2026 te vermijden.

Conclusie

De beperking tot vijf hoofdactiviteiten bij de inschrijving in de KBO is een belangrijke hervorming in het beheer van ondernemingsgegevens. Ze sluit aan bij de wens van de FOD Economie om betrouwbaardere en relevantere informatie te verzamelen over het reële activiteitendomein van ondernemingen. Voor accountants betekent dit een verhoogde aandacht, zowel bij de oprichting van nieuwe ondernemingen als bij het beheer van reeds ingeschreven structuren. Een goede voorbereiding op deze nieuwe richtlijnen helpt om ondernemers correct te informeren, de conformiteit te garanderen en de nauwkeurigheid van de aangiften te optimaliseren.