Is de BTW op een tankbon in België terugvorderbaar? Ja! Maar onder welke voorwaarden?

Voor bedrijven in België is de terugvordering van de BTW op professionele uitgaven een belangrijke manier om de kosten te beheersen en de kasstroom te verbeteren. Brandstof vormt vaak een aanzienlijk deel van deze uitgaven. De terugvordering van de btw op een tankbon vereist een nauwkeurige kennis van de regels en voorwaarden die zijn opgelegd door de Belgische belastingdienst, met name die welke zijn gespecificeerd in circulaire Circ. 9/1983. Deze FAQ begeleidt u door de belangrijkste stappen en voorwaarden om de btw op een tankbon in België correct terug te vorderen.

BTW op brandstof

Wat is btw op brandstof en wat is het tarief in België?

De belasting over de toegevoegde waarde (BTW) is een indirecte belasting die wordt geheven op de verkoop van goederen en diensten. In België bedraagt het btw-tarief op brandstof 21%.

Voorwaarden voor terugvordering van de btw

Wat zijn de voorwaarden voor terugvordering van de btw op een tankbon?

Om de btw op een tankbon terug te vorderen, moeten verschillende voorwaarden worden vervuld, in overeenstemming met circulaire Circ. 9/1983:

• Professioneel gebruik: De brandstof moet exclusief worden gebruikt voor professionele activiteiten. Als het voertuig zowel voor privé- als professionele doeleinden wordt gebruikt, komt alleen het deel dat overeenkomt met het professionele gebruik in aanmerking voor btw-terugvordering.
• Maximaal bedrag: Het bedrag van de levering mag niet hoger zijn dan 61,97 EUR inclusief btw (voorheen 2.500 BEF in de tekst van de circulaire).
• Correcte bon: De tankbon moet alle wettelijk vereiste vermeldingen bevatten, namelijk:
  • Het bedrag van de levering, dat niet hoger mag zijn dan 61,97 EUR inclusief btw.
  • De factuur moet onmiddellijk worden uitgereikt om een levering van alleen brandstof te bevestigen (en niet van andere producten).
  • De vermelding “btw 21% incl.” moet aanwezig zijn (voorheen “25% in de tekst van de circulaire”).
  • De aanduiding van de klant kan worden vervangen door het nummer van de gebruikte tankkaart (voorheen “Bancontact” in de tekst, maar dit geldt ook voor elke andere huidige tankkaart).
• Facturering en registratie:
  • Vereenvoudigde facturen moeten worden opgenomen in het verkoopdagboek van de leverancier, in overeenstemming met de bepalingen van circulaire nr. 81/1970.
  • De belastingplichtige moet kunnen bewijzen dat hij houder is van de kaart waarvan het nummer op de factuur staat (bijvoorbeeld door middel van een rekeningafschrift van zijn financiële instelling).
• Beperking van terugvordering: De in het bedrag inbegrepen btw is terugvorderbaar binnen de limieten van 50% van het beroepsgedeelte voor gemengde voertuigen (niet-commerciële voertuigen).

Vereenvoudigde factuur, tankbon en circulaires

Wat is een vereenvoudigde factuur en wat is de context in het geval van tankbonnen?

Een vereenvoudigde factuur is een fiscaal document dat minder informatie bevat dan een volledige factuur, maar dat onder bepaalde voorwaarden nog steeds geldig is voor de terugvordering van de BTW. In België kan een vereenvoudigde factuur worden uitgegeven voor verkopen van een laag bedrag (minder dan 125 EUR inclusief btw) of voor bepaalde specifieke transacties, zoals brandstofverkopen. Voor tankbonnen moet een vereenvoudigde factuur bevatten:

• De naam en het adres van de leverancier.
• Het btw-nummer van de leverancier.
• De datum van de transactie.
• De beschrijving van de aard van de geleverde goederen (brandstof).
• De hoeveelheid brandstof.
• Het totaal betaalde bedrag, inclusief BTW.
• De vermelding van het toepasselijke btw-tarief (21%).
• Het nummer van de gebruikte tankkaart, in plaats van de directe aanduiding van de klant.

Hoe houdt circulaire Circ. 9/1983 verband met het gebruik van vereenvoudigde facturen voor de terugvordering van de btw op tankbonnen?

Circulaire Circ. 9/1983 specificeert de voorwaarden waaronder een vereenvoudigde factuur, zoals een tankbon, aanvaardbaar is voor de terugvordering van de btw. De belangrijkste punten zijn onder meer:

• Maximaal bedrag: De circulaire bepaalt dat het bedrag van de levering niet hoger mag zijn dan 61,97 EUR inclusief btw.
• Onmiddellijke uitgifte: De vereenvoudigde factuur moet onmiddellijk worden uitgereikt om alleen een levering van brandstof te bevestigen.
• Verplichte vermeldingen: De bon moet specifieke vermeldingen bevatten, zoals het totaalbedrag, het btw-tarief en het nummer van de gebruikte tankkaart.

Deze circulaire is cruciaal omdat zij het gebruik van tankbonnen als aanvaardbare vereenvoudigde facturen voor de terugvordering van de btw valideert, mits aan de specifieke voorwaarden wordt voldaan.

Procedure voor terugvordering van de BTW

Hoe kunt u de btw op een tankbon terugvorderen?

• Verzameling van bewijsstukken: Bewaar zorgvuldig alle tankbonnen die aan de hierboven genoemde criteria voldoen.
• Boekhoudkundige registratie: Registreer elke tankbon in uw boekhouding, zorg ervoor dat elke invoer alle vereiste informatie bevat.
• BTW-aangifte: Neem bij uw periodieke BTW-aangifte het bedrag van de terugvorderbare btw op de tankbonnen op in de desbetreffende rubriek. De btw-aangifte wordt doorgaans driemaandelijks of maandelijks ingediend, afhankelijk van de grootte en aard van uw bedrijf.
• Archivering: Bewaar alle tankbonnen en betalingsbewijzen gedurende minimaal zeven jaar. Dit is noodzakelijk in geval van een fiscale controle.

​

Bijzondere gevallen

Welke bijzondere gevallen moeten in aanmerking worden genomen?

• Bedrijfsvoertuigen die voor privédoeleinden worden gebruikt: Als een bedrijfsvoertuig voor privédoeleinden wordt gebruikt, moet de terugvorderbare btw worden afgestemd op het beroepsmatige gebruik. Bijvoorbeeld, als het voertuig voor 60% voor beroepsmatige activiteiten wordt gebruikt, kan slechts 60% van de btw op de brandstof worden teruggevorderd.
• Brandstofkosten voor werknemers: Als een bedrijf de brandstofkosten van zijn werknemers vergoedt, moeten deze vergoedingen worden verantwoord met tankbonnen die voldoen aan de wettelijke vereisten om de btw te kunnen terugvorderen.

Concreet voorbeeld

Kunt u een concreet voorbeeld geven van de terugvordering van de btw op een tankbon?

Stel dat u een tankbon hebt voor een totaalbedrag van 60 EUR, waarvan 10,42 EUR BTW. De volgende informatie staat op de bon: de naam van het tankstation, het btw-nummer, de datum, de hoeveelheid brandstof en het totaalbedrag met en zonder btw, evenals het nummer van de gebruikte tankkaart.

• Registratie: U registreert deze bon in uw boekhouding als een brandstofuitgave van 49,58 EUR (60 EUR - 10,42 EUR) en een terugvorderbare BTW van 10,42 EUR.
• Aangifte: Bij uw volgende BTW-aangifte neemt u de terugvorderbare btw van 10,42 EUR op, rekening houdend met de beperking van 50% voor gemengde voertuigen indien van toepassing.
• Archivering: U archiveert de bon en het betalingsbewijs gedurende een periode van zeven jaar.

Advies en aanbevelingen

• Automatiseer de verzameling van bonnen: Gebruik professionele tankkaarten die maandelijkse facturen verstrekken die voldoen aan de fiscale vereisten om de verzameling van bewijsstukken te vereenvoudigen.
  
• Opleiding van werknemers: Zorg ervoor dat werknemers het belang begrijpen van het bewaren van tankbonnen en deze snel in te leveren.
• Regelmatige controles: Voer regelmatige controles uit om ervoor te zorgen dat alle tankbonnen voldoen aan de criteria voor de terugvordering van de btw.
• Raadpleeg een expert: Raadpleeg bij twijfel of om uw proces voor btw-terugvordering te optimaliseren een accountant of belastingadviseur.

Door deze adviezen op te volgen en de regels in circulaire Circ. 9/1983 na te leven, kunnen bedrijven de btw op tankbonnen effectief terugvorderen, hun kosten verlagen en hun financiële beheer verbeteren.

​Wij staan aan uw zijde om u bij dit proces te begeleiden. U vindt volledige documentatie over de personenbelasting in onze Gids Personenbelasting 2024, Tax & Management edities (Alleen Franstalige versie).​