De correspondentie van de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg verloopt voortaan via de e-Box Onderneming: wat u moet weten voor uw klanten

Sinds 1 maart verstuurt de Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg (FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg) al zijn brieven voor ondernemingen via de e-Box Onderneming. Deze stap kadert in de bredere trend van digitalisering bij de overheidsdiensten en biedt een gecentraliseerd en veilig platform voor officiële communicatie.

Eén digitaal kanaal voor alle communicatie

De e-Box Onderneming is de “professionele” variant van de eBox Burger, die veel particulieren al kennen. Dankzij deze dienst kunnen ondernemingen op één plaats alle documenten ontvangen die door verschillende overheidsinstanties worden verstuurd. In het geval van de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg kan het bijvoorbeeld gaan om brieven met betrekking tot:

• Arbeidsinspectie
• Collectieve arbeidsovereenkomsten (CAO’s) op ondernemingsniveau
• Andere administratieve correspondentie in verband met wettelijke verplichtingen rond tewerkstelling

Aanbevolen brieven worden nog steeds per post verzonden.

Belang van een voorafgaande activatie

Het is van cruciaal belang om uw klanten eraan te herinneren dat de e-Box Onderneming niet automatisch wordt geactiveerd. Om digitale berichten te kunnen ontvangen, moet elke onderneming eerst:

1. 1. Zich registreren via het CSAM-portaal: De wettelijk vertegenwoordiger van de onderneming dient de entiteit te identificeren en een specifieke account aan te maken.
2. 2. Een Hoofdtoegangsbeheerder (HTB) aanstellen: Deze persoon kan vervolgens de toegangsrechten en machtigingen voor andere medewerkers (accountants, belastingconsulenten, enz.) beheren.

De activeringsprocedure verloopt via www.eboxenterprise.be. Na succesvolle registratie kan de onderneming haar digitale brieven veilig raadplegen.

Wat kunnen accountants betekenen?

Als accountant speelt u een strategische rol in de begeleiding van uw klanten bij deze nieuwe administratieve vereiste. U kunt onder andere:

• Uw klanten informeren over het belang van het activeren van de e-Box Onderneming, zodat ze geen wettelijke correspondentie missen of te laat behandelen.
• Begeleiding bieden bij het aanmaken van een account via CSAM en de aanwijzing van de Hoofdtoegangsbeheerder, zeker voor bedrijfsleiders die niet vertrouwd zijn met online procedures.
• Opvolging garanderen van de post in de e-Box Onderneming, waarbij u ervoor zorgt dat alle wettelijke verplichtingen (antwoorden, naleving, enz.) tijdig worden vervuld.
• Een proactieve opvolging voorstellen: bepaalde berichten van de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg houden vaak verband met deadlines of specifieke verplichtingen.

Conclusie

De invoering van de e-Box Onderneming door de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg past binnen de ambitie van de overheid om de communicatie met ondernemingen te moderniseren en te vereenvoudigen. Dit biedt nieuwe mogelijkheden voor tijdwinst en gecentraliseerde informatie, op voorwaarde dat het activeringsproces correct verloopt en ondernemingen hun digitale brievenbus regelmatig controleren.

Dankzij uw expertise en uw nauwe samenwerking met uw klanten kunt u een essentiële rol spelen bij de implementatie van dit nieuwe instrument. Zorg er dus voor dat u de ondernemingen die u begeleidt tijdig informeert en hen stap voor stap ondersteunt, zodat zij optimaal kunnen profiteren van deze digitale vooruitgang.