Tout ce que vous devez savoir sur la nouvelle obligation d'inscription des associés actifs et aidants à la BCE

Temps de lecture: 8 min |26 décembre 2024 à 05:25

David Blondeel

Avocat associé @ Centrius

Depuis le 1^er juillet 2024, il est devenu obligatoire d’inscrire certains collaborateurs à la Banque-Carrefour des entreprises (BCE) pour les sociétés et travailleurs indépendants actifs dans le secteur de la construction et du nettoyage.

Cette mesure vise à garantir une plus grande transparence et une meilleure supervision des activités exercées au sein des entreprises.

Voici un décryptage de cette nouvelle réglementation, essentielle pour les sociétés concernées.

Quel est le champ d’application de l’obligation ?

L’obligation d’inscrire un associé actif incombe aux sociétés[1] tandis que celle liée à l’inscription d’un aidant repose sur les travailleurs indépendants pour autant qu’ils effectuent des travaux immobiliers (tels que définis à l’article 30bis, § 1, 1°, a) de la loi du 27 juin 1969) dans le secteur de la construction et/ou du nettoyage[2].

Une liste non exhaustive reprend 28 activités tombant sous le champ d’application de la loi[3] .

Quelques précisions quant au champ d’application s’impose d’emblée[4] :

l’entretien de jardins est, en principe, exclu car relevant de l’aménagement paysager ;
l’aménagement de jardin est, en fonction de l’activité effectuée, considéré comme un travail immobilier (terrassement, démolition, aménagement de terrasse, ….) et il est donc soumis à l’obligation, sauf s’il relève de l’aménagement paysager (plantations, …) ;
l’installation de panneaux solaires relève de l’obligation d’inscription ;
les architectes et les promoteurs immobiliers, en ce que leurs activités sont de nature intellectuelle, ne relèvent pas du champ d’application de l’obligation, sauf s’ils effectuent eux-mêmes les travaux immobiliers ;
les associés actifs dans une société soumise à l’obligation qui n’effectuent que des tâches administratives doivent également être inscrits ;
il en va de même de la société qui effectue des travaux immobiliers en tant qu’activité secondaire (l’activité réelle détermine le champ d’application) ;
enfin, lorsque des associés actifs d’un holding ou d’une société de management sont mis à disposition d’une entreprise opérant dans la construction/le nettoyage pour réaliser des travaux immobiliers, ils doivent être inscrits pendant la durée de leur intervention.

Qui doit être inscrit ?

Les associés actifs[5] : toute personne physique détenant au moins une part/action dans une société et exerçant une activité réelle en Belgique au sein de cette société sans être salariée pour cette activité. Cela inclut les associés qui cumulent leur rôle avec celui de mandataire (on vise donc ici l’administrateur ou l’organe de société qui, en plus de ses activités « managériales » exerce des activités « opérationnelles ») au sein d’une même société mais également les associés actifs non rémunérés. Les personnes ayant une société unipersonnelle ne sont pas soumises mais elles devront néanmoins, le cas échéant, inscrire leurs éventuels aidants.
Les aidants : toute personne physique qui assiste ou remplace un travailleur indépendant dans l’exercice de sa profession, sans être liée par un contrat de travail. Toutefois, certaines catégories, telles que les conjoints aidants, les aidants occasionnels (moins de 90 jours par an) et les jeunes aidants (non mariés de moins de 20 ans), sont exemptées de cette obligation.

Quelles données sont enregistrées ?

Les sociétés doivent fournir à la BCE – avec une mise à jour permanente – les informations suivantes pour chaque associé actif ou aidant :

nom et prénom ;
numéro de registre national ou numéro bis ;
date de début (et le cas échéant, de fin) de l’activité.

Quels sont les délais et les modalités d'inscription ?

Avant le début des activités : l’inscription doit être effectuée avant que l’associé actif ou l’aidant ne commence à exercer.
Mise à jour : en cas de cessation d’activité, les informations doivent être actualisées dans un délai de 15 jours.
Période transitoire : pour les personnes déjà actives avant le 1^er juillet 2024, l’inscription doit être complétée avant le 31 décembre 2024.

L’inscription se fait via la plateforme en ligne My Enterprise, où un guide pratique est disponible pour accompagner les entreprises.

Quels sont les objectifs poursuivis ?

La mesure vise trois objectifs :

renforcer la transparence : garantir que toutes les personnes actives au sein des entreprises soient correctement identifiées ;
faciliter le contrôle : permettre aux autorités de vérifier plus aisément les activités réelles et la conformité aux règlements, notamment vérifier les indépendants tombant sous le coup de l’obligation de retenue[6];
lutter contre la fraude sociale : prévenir les abus en évitant que des activités non déclarées passent inaperçues (faux indépendants, affiliation tardive ou fictive).

Quelles sont les sanctions en cas de non-respect ?

L’Institut national d’assurances sociales pour travailleurs indépendants (INASTI) est chargé de vérifier la conformité des inscriptions. Une amende administrative de 500 à 4.000 EUR par infraction constatée peut être infligée à la société ou au travailleur indépendant aidé.

Comment se conformer ?

Les entreprises concernées doivent immédiatement :

identifier les associés actifs et aidants relevant de cette obligation ;
rassembler les informations nécessaires pour l’inscription ;
procéder à l’enregistrement via la plateforme My Enterprise.

Attention aux confusions !

Notez enfin que cette obligation est à ne pas confondre avec :

le registre UBO, qui vise à identifier les bénéficiaires effectifs d’une société pour lutter contre le blanchiment d’argent ;
la nécessité de s’affilier à une caisse d’assurance sociale.

L’obligation d’inscription des associés actifs et aidants à la BCE vise à renforcer la transparence et à faciliter les contrôles dans les secteurs à risque, tels que la construction et le nettoyage, afin de mieux lutter contre la fraude sociale et d’assurer la conformité des activités exercées.

La mesure est effective depuis le 1^er juillet 2024 mais les entreprises actives avant cette date ont jusqu’au 31 décembre 2024 pour se mettre en conformité.

Nous savons que la surcharge administrative constitue l’une des principales préoccupations des entrepreneurs indépendants et des PME, souvent confrontés à un empilement d’obligations légales et administratives complexes. Cette situation est aggravée par les changements législatifs constants (cfr. notre article relatif à la nouvelle facturation électronique structurée en vigueur le 1^er janvier 2026 : https://blog.forumforthefuture.be/fr/article/la-facturation-electronique-structuree-ce-quil-faut-savoir/25472 ), rendant la conformité d’autant plus difficile à suivre.

FiscalitéF.F.F.La facturation électronique structurée : ce qu’il faut savoir

Dans ce contexte, l’assistance d’un avocat spécialisé est essentielle. Nous vous aidons à identifier vos obligations, à vérifier si vos activités relèvent de cette nouvelle réglementation et à garantir que vos inscriptions et mises à jour respectent les exigences légales. En vous faisant épauler dans ces formalités par un expert, vous réduisez les risques d’erreurs et gagnez un temps précieux, tout en vous protégeant contre d’éventuelles sanctions.

Pour éviter tout manquement et sécuriser vos démarches, nous vous proposons une consultation personnalisée ou des formules d’abonnement adaptées à vos besoins (info@centrius.be – 0484/681.081 – 064/70.70.70 – www.centrius.be ).

Me David Blondeel et Me Laïni Zecchini

Références

Loi-programme du 22 décembre 2023 (Articles 65 – 78).
Arrêté royal n°38 du 27 juillet 1967 organisant le statut social des travailleurs indépendants.
Mise en place d’un registre des associés actifs et aidants & d’une obligation de retenue en cas de dette sociales, Comité Général de Gestion, Avis 2023/17, 31 octobre 2023.
Mise en place d’un registre des associés actifs, Comité Général de Gestion, Avis 2018/10.
Obligation d'inscription des associés actifs et aidants à la BCE, inasti.be.
Devenir associé actif, xerius.be.
Nouveau registre pour les associés actifs et les aidants au 1^er juillet 2024, partena-professional.be.

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[1] Sociétés assujetties à l’impôt des sociétés ou à l’impôt des non-résidents.

[2] Tels que visés à l'article 30bis, §1er, 1°, a), de la loi du 27 juin 1969 révisant l'arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs (construction et nettoyage).

[3] https://www.inasti.be/fr/le-champ-dapplication-de-lobligation-dinscription-la-bce ; il s’agit des mêmes activités que celles soumises à l’obligation de retenue pour les dettes sociales et fiscales

[4] Le champ d’application de l’obligation d’inscription à la BCE, www.inasti.be.

[5] La qualité « associé actif » se réfère à votre fonction dans l’entreprise et elle se distingue de votre « statut », qui dépend de la catégorie à laquelle vous appartenez en tant qu’indépendant (assujettissement au statut social des travailleurs indépendants).

[6] Lors du paiement de travaux exécutés dans les secteurs de la construction ou du nettoyage, les donneurs d’ordre ou les entrepreneurs seront obligés de retenir 15% du montant de la facture dont ils sont redevables (hors TVA) et de les reverser à l’INASTI s’il s’avère que l’entrepreneur ou le sous-traitant a des dettes dans le statut social. Cette obligation de retenue, qui n’est pas encore en vigueur, devrait être d’application le 1^er janvier 2026. Un régime similaire existe déjà pour les dettes d’ONSS et les dettes fiscales.