Mise a disposition d'outils digitaux pour le personnel : quel impact fiscal?

Il est fréquent que les employeurs mettent à disposition des travailleurs dans le cadre de leur fonction ou de leur activité professionnelle des outils digitaux, dont ils sont propriétaires, tels que PC - GSM - tablette - internet, etc...

1.- Usage privé.

Dans ce cas, l'utilisation à des fins privées est souvent autorisée sauf restrictions reprises dans le règlement de travail. Ce dernier document est souvent négligé dans les petites entreprises et pourtant il permet d'optimiser les relations de travail. Le règlement de travail est aussi un élément important au sein des fiduciaires afin notamment de préciser les règles internes de gestion des données clients.

Certes la notion d'"utilisation privée" n'est pas définie au niveau légal. Et donc toute utilisation qui n'a aucun lien avec l'activité professionnelle exercée et qui n'est pas nécessaire pour exécuter le contrat de travail doit être considérée comme étant un usage privé.

L'avantage né de l'utilisation à des fins personnelles d'outils digitaux mis gratuitement à disposition du travailleur constitue un avantage en nature qui subit une imposition à l'I.SOC et aux cotisations sociales.

2.- Usage professionnel.

Si l'employeur précise que les outils mis à disposition le sont uniquement pour des besoins professionnels, il n'y a donc pas d'avantage à considérer.

De manière pragmatique, aucun avantage en nature ne sera comptabilisé lorsque les conditions suivantes sont respectées :

• l'utilisation privée par le travailleur de l'installation IT est strictement interdite par soit des dispositions réglementaires, soit par le contrat de travail;
• le travailleur s'engage par écrit à respecter cette interdiction d'utilisation privée
• l'employeur prend les dispositions techniques utiles pour limiter au maximum l'utilisation à des fins privées. Ce pont est considéré comme essentiel lors de contrôles des services d'inspection du travail.

Lorsque l'employeur met à disposition des travailleurs des outils digitaux et qu'il autorise un usage privé de ceux-ci, un avantage en nature doit être comptabilisé dans le chef du travailleur. Le montant est :

• soit un forfait déterminé légalement
• ou à défaut la valeur réelle de l'usage privé de l'outil mis à disposition (AR CIR.92 - art.18 §3 - 10° et AR du 7 février 2018 concernant la sécurité sociale)

3.- Montants forfaitaires :

• PC - forfait PP et ONSS - 6€/mois ou 72€/an et par appareil
• Tablette - forfait PP et ONSS - 3€/mois et 36€/an et par appareil
• GSM - forfait PP et ONSS - 3€/mois et 36€/na et par appareil
• Abonnement tél. (idem) - 4€/moi et 48€/an
• Connexion internet (idem) - 5€/mois et 60€/an .

4.- Le travailleur paie lui-même l'utilisation des outils.

S'il ne s'agit pas d'une mise à dispositions des outils aux travailleurs, les forfaits repris ci-dessus ne s'appliquent pas et l'avantage peut être déterminé de deux manières :

• soit l'employeur peut scinder de façon justifiée et documentée l'utilisation professionnelle et privée et dans ce cas, l'avantage sera celui du coût réel de l'utilisation privée
• soit un montant forfaitaire de chaque fois 20€/mois peut être considéré comme usage professionnel et la différence entre le montant total de la facture et ce forfait constitue l'avantage à déclarer.

5. - Fiscalement.

L'employeur est tenu de mentionner correctement l'ensemble des avantages en nature dans le fiche fiscale et de les soumettre au précompte professionnel sous peine d'être taxés à 103 %. Cet avantage figurera sur la fiche 281.10 (pour le salarié) et sur la fiche 281.20 pour le dirigeant et sur les relevés correspondants.