Hoe u zich kunt concentreren op wat echt belangrijk is: in welke kwadrant zit u?

En geen last meer hebben van dringende zaken. Hoe kunt u zich concentreren op het essentiële?

De Amerikaanse generaal en president Eisenhower heeft een hulpmiddel ontwikkeld dat u helpt uw activiteiten te prioriteren. (Dit hulpmiddel is zo geniaal dat het is overgenomen door de Amerikaan Stephen Covey, een managementgoeroe die het uitgebreid heeft gebruikt in zijn boek “First Things First”).

Het wordt gepresenteerd in de vorm van een matrix met twee ingangen: belangrijk/dringend. We kunnen onze taken indelen in 4 categorieën, afhankelijk van hun belangrijkheid en urgentie.

Laten we deze 4 kwadranten eens bekijken.

Kwadrant 1: Dringend en belangrijk

Dit is het domein van de “crises”, last-minute taken, en alle kritische activiteiten in het algemeen.

Bijvoorbeeld, de waterlekkage die uw badkamer overstroomt (onverwacht) of de factuur die onmiddellijk betaald moet worden om te voorkomen dat uw elektriciteit wordt afgesloten (u bent het al 3 weken vergeten).

• Het woord dat het het beste definieert: Probleem
• De consequentie voor u: Stress
• Wat te doen: Onmiddellijk behandelen!
  

Kwadrant 2: Belangrijk maar niet dringend

Dit is het domein van uw projecten, uw doelen. Dit zijn middellange tot lange termijn deadlines. De taken in deze categorie hebben de neiging om na de dringende maar niet belangrijke taken (zie kwadrant 3) te komen. Toch zijn het deze die het meest voldoening geven.

Bijvoorbeeld, de spaarrekening die u wilt openen om uw pensioen voor te bereiden, of de elektriciteitsrekening die u net heeft ontvangen (veel taken in kwadrant 1 zijn eigenlijk taken uit kwadrant 2 die zijn blijven liggen).

• Het woord dat het het beste definieert: Resultaat
• De consequentie voor u: Voldoening
• Wat te doen: Elke dag een beetje doen

Kwadrant 3: Dringend maar niet belangrijk

Dit is vaak het domein van de problemen van anderen. Dit zijn taken die ons weinig of niets opleveren, maar die we doen om aan de verzoeken te voldoen.

Bijvoorbeeld, de collega (of uw baas) die u vraagt om 50000 regels van een Excel-bestand te analyseren voor over 2 uur “omdat ik het absoluut nodig heb voor de presentatie aan de directeur”, of de telefoon die maar blijft rinkelen.

• Het woord dat het het beste definieert: Onderbreking
• De consequentie voor u: Frustratie
• Wat te doen: De volgende keer om een passende termijn vragen

Kwadrant 4: Niet belangrijk en niet dringend

Dit is het domein van ontspanning en vrije tijd… maar ook het domein van tijdverspilling, en dus van uitstelgedrag in al zijn glorie. Niet alles in deze categorie hoeft weggegooid te worden. Het is ook belangrijk om af en toe te ontspannen. Maar er moet wel een serieuze selectie worden gemaakt…

Bijvoorbeeld, die film kijken die u is aanbevolen (ontspanning) of die video op YouTube bekijken van een kat die tegen een muur aanloopt (eerlijk gezegd…).

• Het woord dat het het beste definieert: Afleiding
• De consequentie voor u: Ontspanning of schuldgevoel (afhankelijk van de bestede tijd)
• Wat te doen: Niet doen of doen als beloning

En u, in welke kwadrant(en) bevindt u zich het vaakst?