Het UBO-register: Begrijpen en voldoen aan de verplichtingen

Het register van uiteindelijke begunstigden, algemeen bekend als het UBO-register (Ultimate Beneficial Owner), heeft als doel informatie te ontvangen over de uiteindelijke begunstigden van vennootschappen, trusts, stichtingen, internationale verenigingen zonder winstoogmerk (IVZW), en rechtspersonen opgericht in België. Het belangrijkste doel is de financiële transparantie te vergroten en illegale activiteiten zoals witwassen van geld en financiering van terrorisme te voorkomen.

Wat is het UBO-register?

Het UBO-register is een database die informatie bevat over de uiteindelijke begunstigden (UBO’s) van juridische entiteiten. Een uiteindelijke begunstigde is een natuurlijke persoon die direct of indirect een significante participatie in een juridische entiteit bezit of controleert, of die feitelijke controle uitoefent over die entiteit.

Waar dient het voor?

Het identificeren van UBO’s heeft als doel de transparantie van juridische structuren te vergroten en illegale activiteiten zoals witwassen van geld en financiering van terrorisme te voorkomen. Door UBO’s te registreren, kunnen de autoriteiten financiële stromen beter monitoren en potentiële risico’s identificeren.

Waar bevestig je de UBO-gegevens?

Wanneer je met itsme inlogt bij het UBO-register via MyMinfin, heb je toegang tot alle ingevoerde gegevens met betrekking tot jouw onderneming, inclusief de datum van registratie en de laatste bevestigingsdatum. MyMinfin is het officiële platform waar de informatie over UBO’s moet worden bijgewerkt en bevestigd.

Wat is de deadline voor de jaarlijkse bevestiging?

De deadline voor de jaarlijkse bevestiging hangt af van de laatste keer dat gegevens zijn ingevoerd of bevestigd in het UBO-register. Deze is dus verschillend voor elke onderneming. Bijvoorbeeld, als je de gegevens voor het laatst hebt bevestigd op 10 september 2023, dan is de uiterste bevestigingsdatum voor dit jaar 10 september 2024.

Hoe helpt de activering van de e-Box Enterprise?

De e-Box Enterprise is een communicatiehulpmiddel dat door verschillende Belgische administraties, zoals de FOD Financiën, de FOD Economie, de FOD Justitie, de FOD Sociale Zekerheid en de RSZ, wordt gebruikt om met bedrijven te communiceren. Door de e-Box Enterprise te activeren, ontvang je een herinnering voor de registratie in het UBO-register een maand voor de deadline. Dit helpt je om de deadlines voor de jaarlijkse bevestiging niet te missen en zorgt ervoor dat je altijd voldoet aan de regelgeving met betrekking tot UBO’s.

Welke verplichtingen legt dit op aan ondernemers?

Ondernemers moeten voldoen aan verschillende verplichtingen met betrekking tot UBO’s:

• Identificatie en registratie: Juridische entiteiten moeten hun UBO’s identificeren en registreren in het UBO-register. Dit omvat het verzamelen van nauwkeurige persoonlijke gegevens over de UBO’s.
• Regelmatige updates: De informatie over de UBO’s moet regelmatig worden bijgewerkt, minstens één keer per jaar of zodra er een significante wijziging optreedt.
• Bewaring van bewijzen: Bedrijven moeten documenten bewaren die de juistheid van de verstrekte informatie over de UBO’s bewijzen.

Deze verplichtingen zijn vastgelegd in het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV) en het Koninklijk Besluit van 30 juli 2018 betreffende het UBO-register.

Kan de accountant helpen bij deze taak?

Hoewel de accountant vaak ondernemers bijstaat bij het beheren en registreren van UBO’s, is het belangrijk te benadrukken dat dit een aanvullende dienst is. De verplichting en de verantwoordelijkheid om te voldoen aan de regelgeving met betrekking tot UBO’s ligt uitsluitend bij de bestuurders van de onderneming. De bijstand van de accountant verplaatst deze verantwoordelijkheid niet.

Waarom en hoe kan dit een probleem worden?

Een onjuist ingevulde of niet bijgewerkte UBO kan verschillende problemen veroorzaken:

• Ten opzichte van de administratie:
  • Administratieve sancties: Bij niet-naleving van de verplichtingen voor registratie en bijwerking van UBO’s kunnen administratieve sancties worden opgelegd, zoals boetes.
    • Versterkte controles: De administratie kan strengere en frequentere controles uitvoeren bij niet-conforme entiteiten, wat kan leiden tot kostbare en tijdrovende audits.
• Ten opzichte van derden (banken, etc.):
  • Weigering van diensten: Banken en andere financiële instellingen eisen vaak up-to-date informatie over UBO’s om bankrekeningen te openen of te onderhouden. Niet-naleving kan leiden tot weigering van bankdiensten.
    • Slechte reputatie: Een entiteit die als niet-transparant wordt beschouwd, kan haar reputatie zien verslechteren, wat haar zakelijke relaties en geloofwaardigheid bij handelspartners kan schaden.

Adviezen en aanbevelingen

• Proactieve naleving: Zorg ervoor dat je de wettelijke vereisten met betrekking tot de aangifte van UBO’s goed begrijpt en implementeer interne processen om je UBO’s correct te identificeren en te registreren.
• Regelmatige updates: Controleer en werk de informatie over de UBO’s regelmatig bij, vooral na belangrijke gebeurtenissen zoals eigendomsveranderingen of wijzigingen in de structuur van het bedrijf.
• Strikte documentatie: Bewaar bewijsmateriaal van alle opgegeven informatie over UBO’s om snel te kunnen reageren op verzoeken van autoriteiten of financiële partners.
• Raadpleging van experts: Raadpleeg bij twijfel experts op het gebied van compliance of juridisch advies om ervoor te zorgen dat je aan alle wettelijke verplichtingen voldoet.

​Door deze adviezen op te volgen en een rigoureus beheer toe te passen, kun je ervoor zorgen dat je onderneming voldoet aan de verplichtingen met betrekking tot UBO’s, waardoor je het risico op sancties en problemen met derden minimaliseert.​

Wettelijke referenties:

• Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV)

• Koninklijk Besluit van 30 juli 2018 betreffende het UBO-register

• Wetboek van de Inkomstenbelastingen 1992 (WIB 92)