FAQ: Let op de gevolgen van niet-goedgekeurde jaarrekeningen!

Het neerleggen van de jaarrekening is een wettelijke verplichting voor alle ondernemingen in België. Maar wat gebeurt er als deze jaarrekening niet is goedgekeurd voordat ze wordt neergelegd bij de Nationale Bank van België (NBB)? Van wettelijke sancties tot fiscale gevolgen en beheersproblemen, de gevolgen kunnen ernstig zijn. Deze FAQ gidst u door de risico’s en beste praktijken om valkuilen van een niet-conforme neerlegging te vermijden.

​

1. Mag een niet-goedgekeurde jaarrekening worden neergelegd bij de Nationale Bank van België (NBB)?

Nee. De NBB vereist dat de jaarrekening is goedgekeurd door de algemene vergadering (AV) voordat deze wordt neergelegd. Als de jaarrekening niet is goedgekeurd, kan de neerlegging worden geweigerd.

2. Wat zijn de sancties bij laattijdige of ongeldige neerlegging van de jaarrekening?

Het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV) verplicht de neerlegging van de jaarrekening binnen 30 dagen na goedkeuring en uiterlijk zeven maanden na afsluiting van het boekjaar. Bij niet-naleving kunnen verschillende sancties worden opgelegd:

• Burgerlijke sancties: Bestuurders kunnen persoonlijk aansprakelijk worden gesteld voor de geleden schade door de vennootschap of derden.

• Strafrechtelijke sancties: Een boete van 50 tot 10.000 euro (artikel 3:98 WVV).

• Administratieve sancties: Verhoogde neerleggingskosten bij laattijdige neerlegging.

3. Welke impact heeft een ongeldige neerlegging op het beheer van de vennootschap?

• Vertraging bij bepaalde procedures (zoals kredietaanvragen, deelname aan aanbestedingen, enz.).

• Een negatieve perceptie bij derden (klanten, leveranciers, banken) door een gebrek aan financiële transparantie.

4. Welke risico’s lopen bestuurders bij de neerlegging van niet-goedgekeurde jaarrekeningen?

• Aansprakelijkheid bij fouten of als de jaarrekening de werkelijke financiële situatie van de vennootschap niet correct weergeeft.

• Bij faillissement kan de rechtbank deze onregelmatigheid in aanmerking nemen bij een procedure tot aanvulling van het passief.

5. Is een correctie verplicht als een niet-goedgekeurde jaarrekening is neergelegd?

Ja. Als de onregelmatigheid wordt ontdekt, moet de vennootschap een nieuwe correctie neerleggen na goedkeuring door de AV.

6. Wat zijn de fiscale gevolgen van een niet-goedgekeurde jaarrekening?

a) Aanvaardt de fiscus deze jaarrekening?

De fiscale administratie (FOD Financiën) controleert niet rechtstreeks of een jaarrekening is goedgekeurd. Echter:

• Als de neergelegde jaarrekening afwijkt van de goedgekeurde versie, kan dit als een onjuiste aangifte worden beschouwd en aanleiding geven tot een fiscale controle.

• Bij controle kan de afwezigheid van een goedgekeurde jaarrekening twijfel zaaien over de betrouwbaarheid van de boekhouding.

b) Is er een risico op weigering van fiscale aftrekbaarheid?

Ja. De fiscale administratie kan:

• Bepaalde kosten, afschrijvingen of voorzieningen betwisten.

• De aftrekbaarheid van kosten weigeren als er achteraf correcties worden aangebracht.

c) Wat zijn de gevolgen voor de vennootschapsbelasting (VenB)?

• Een fiscale correctie kan plaatsvinden als er afwijkingen zijn tussen de neergelegde en goedgekeurde jaarrekening.

• Extra bewijsstukken kunnen worden opgevraagd door de fiscale administratie.

d) Is er impact op de btw en belastingaangifte?

• Een fout in de jaarrekening kan de btw-aangiften in vraag stellen, vooral bij btw-tegoeden.

• Inconsistenties kunnen leiden tot fouten in de voorafbetalingen van de vennootschapsbelasting, met verhogingen bij een te lage schatting.

e) Kan een niet-conforme neerlegging leiden tot een fiscale controle?

Ja, vooral als er inconsistenties zijn tussen boekjaren of met belastingaangiften.

f) Welke problemen kunnen ontstaan met dividenden en vergoedingen?

• Een dividend dat is uitgekeerd op basis van een niet-goedgekeurde jaarrekening kan problematisch zijn voor de geldigheid van de uitkering.

• Wijzigingen in de goedkeuring van de jaarrekening kunnen gevolgen hebben voor de belasting van bedrijfsleiders.

7. Wat te doen als de vertraging wordt veroorzaakt door de klant die documenten niet tijdig aanlevert?

Om dit probleem te anticiperen en te beheren, kunnen accountants verschillende voorzorgsmaatregelen nemen:

• Vooruit plannen: In het begin van het boekjaar een wettelijke tijdslijn aan de klant bezorgen.

• Correcte redactie van de AV-notulen: De notulen moeten worden gedateerd na de AV en mogen niet achteraf worden geantedateerd.

• Notulen van tekortkoming en herroeping van de AV: Bij afwezigheid van goedkeuring kan een proces-verbaal van tekortkoming worden opgesteld en een nieuwe AV worden bijeengeroepen binnen drie weken.

• Uitstel van de algemene vergadering (AV): De AV kan, mits goed gedocumenteerde motieven, worden verplaatst tot na de wettelijke termijn van zes maanden na afsluiting.

• Wijziging van de afsluitdatum van de jaarrekening: Door de afsluiting van sommige klanten aan te passen, kunnen accountants de werklast spreiden en structurele vertragingen vermijden.

8. Wat zijn de praktische aanbevelingen om deze problemen te vermijden?

✔ Altijd wachten op de officiële goedkeuring van de jaarrekening voor neerlegging.

✔ Controleren of de goedgekeurde jaarrekening overeenkomt met de fiscale aangiften.

✔ In geval van correctie een hernieuwde neerlegging en een gecorrigeerde belastingaangifte voorzien.

Een niet-conforme neerlegging lijkt misschien onschuldig, maar kan ernstige juridische en fiscale gevolgen hebben. Extra waakzaamheid is dus essentieel om deze risico’s te vermijden.