Eerste schooldag, ziek kind of telewerk: wat kunnen je werknemers van jou vragen?

Boekentassen gekocht, opvang geregeld, uurroosters herschikt: de start van het schooljaar wordt vaak weken op voorhand voorbereid. Eén factor blijft moeilijk te plannen: het onverwachte. Een kind dat ziek wordt, opvang die op het laatste moment wegvalt of een school die plots haar planning wijzigt.

Werknemers en werkgevers botsen dan op dezelfde vraag: wat bepaalt de wet en wat kunnen zij onderling regelen?

Katty Kerkhofs, Legal Expert bij Partena Professional, beantwoordt vijf concrete vragen en maakt het onderscheid tussen een wettelijk recht, een mogelijkheid waarover moet worden onderhandeld en goede afspraken op de werkvloer.

Mag ik op de eerste schooldag later op het werk aankomen om mijn kind naar school te brengen?

Niet automatisch. De eerste schooldag geeft een werknemer geen wettelijk recht om later te beginnen. Wie onder een systeem van glijdende werktijden valt, kan zijn begin- en einduur wel zelf kiezen binnen de vastgelegde glijtijden in het arbeidsreglement. Daarbij moeten eventuele stamtijden en de toepasselijke dagelijkse en wekelijkse arbeidsduur worden gerespecteerd.

Is er geen glijdend uurrooster, dan moet de werknemer vooraf toestemming vragen aan zijn werkgever. Werkgever en werknemer kunnen bijvoorbeeld afspreken dat de werknemer later begint, enkele uren vakantie of inhaalrust opneemt, de gemiste tijd op een ander moment presteert binnen de uurroosters van toepassing in de onderneming of op die dag telewerkt. De werkgever mag zo’n vraag weigeren, bijvoorbeeld wanneer de aanwezigheid van de werknemer noodzakelijk is voor de werking van het team.

“De eerste schooldag is perfect voorspelbaar. Werknemers doen er daarom goed aan hun vraag tijdig te stellen. Werkgevers kunnen op hun beurt vooraf verduidelijken welke ruimte er bestaat. Zo vermijd je dat een praktisch probleem op 1 september een juridisch conflict wordt”, zegt Katty Kerkhofs.

Mijn kind is ziek of de school sluit onverwacht: mag ik afwezig blijven en word ik betaald?

Wanneer een kind onverwacht ziek wordt en de dringende tussenkomst van de ouder noodzakelijk is, kan de werknemer een beroep doen op verlof om dwingende redenen. Het moet gaan om een onvoorzienbare gebeurtenis die losstaat van het werk en waarvoor de werknemer dringend moet tussenkomen. Ziekte, een ongeval of de hospitalisatie van een persoon die met de werknemer samenwoont, zijn hiervan uitdrukkelijke voorbeelden.

De werknemer mag afwezig blijven zolang dat nodig is om de situatie op te lossen. Hij moet de werkgever vooraf verwittigen of, als dat niet mogelijk is, zo snel mogelijk. Het verlof om dwingende redenen is beperkt tot tien arbeidsdagen per kalenderjaar. Voor deeltijdse werknemers wordt dat aantal verminderd in verhouding tot hun arbeidsduur.

In principe wordt dit verlof niet betaald. Een individuele afspraak, ondernemings-cao of sectorale cao kan wel bepalen dat de werknemer zijn loon geheel of gedeeltelijk behoudt. Een ziek kind geeft dus niet automatisch recht op betaald klein verlet.

Een onverwachte schoolsluiting kan een dwingende reden vormen, als de sluiting onvoorzienbaar is en de onmiddellijke tussenkomst van de werknemer noodzakelijk maakt. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn bij een schoolsluiting wegens extreme hitte of wanneer een leerkracht onverwacht ziek wordt. Bij een vooraf aangekondigde sluiting ontbreekt de onvoorzienbaarheid en ligt verlof om dwingende redenen minder voor de hand.

Occasioneel telewerk kan een alternatief zijn. De werknemer kan dat aanvragen wegens overmacht of persoonlijke omstandigheden, voor zover zijn functie en werkzaamheden met telewerk verenigbaar zijn. De werkgever kan de aanvraag weigeren, maar moet de redenen daarvoor zo snel mogelijk schriftelijk meedelen. Telewerk is geen opvangverlof: de werknemer blijft dezelfde werkbelasting en prestatienormen dragen en moet het normale aantal arbeidsuren presteren.

Ik wil op woensdag telewerken om voor mijn kinderen te zorgen. Mag mijn werkgever dat weigeren?

Ja. Wie iedere woensdag wil telewerken, vraagt geen occasioneel maar structureel telewerk. Structureel telewerk volgt een terugkerend patroon en moet schriftelijk worden vastgelegd. Werkgever en werknemer moeten onder meer afspraken maken over de telewerkdagen, bereikbaarheid, technische ondersteuning en de voorwaarden om de regeling te wijzigen of stop te zetten.

Een werkgever is niet verplicht om structureel telewerk aan te bieden. Beslist hij dat wel te doen, dan bepaalt de onderneming het kader waarbinnen telewerk mogelijk is, bijvoorbeeld voor welke functies, op welke dagen en volgens welke aanvraagprocedure. De werknemer moet zich daaraan houden en kan niet eenzijdig bepalen wanneer hij of zij telewerkt. Ook binnen het bestaande telewerkkader kan de werkgever een individuele aanvraag weigeren. Structureel telewerk berust op afspraken tussen werkgever en werknemer en moet schriftelijk worden vastgelegd.

“Telewerk kan de combinatie van werk en privéleven vergemakkelijken, maar het blijft arbeidstijd. Wie tijdens een telewerkdag voortdurend voor de kinderen moet zorgen en daardoor niet kan werken, kan telewerk dus niet als alternatief voor kinderopvang beschouwen”, benadrukt Kerkhofs. “Zijn de opvangproblemen structureel, dan kunnen ouders ook andere mogelijkheden bekijken, zoals ouderschapsverlof of tijdskrediet. Ouderschapsverlof kan bovendien flexibel worden opgenomen, bijvoorbeeld per week, als de werkgever daarmee instemt. Houd er wel rekening mee dat zo’n aanvraag in principe minstens twee maanden vooraf moet gebeuren, al kan daar in onderling overleg van worden afgeweken.”

Mijn werkgever geeft collega’s met kinderen meer flexibiliteit. Is dat toegestaan?

Dat kan, maar niet onbeperkt. Een werkgever mag rekening houden met concrete zorgverantwoordelijkheden en met wettelijke regelingen voor ouders en mantelzorgers. Dat een ouder in een bepaalde situatie meer flexibiliteit krijgt, betekent daarom niet automatisch dat er sprake is van een verboden ongelijke behandeling.

Voor de jaarlijkse vakantie bestaat bovendien een specifieke voorrangsregel. Wanneer een werknemer als gezinshoofd wordt beschouwd, wordt de vakantie bij voorkeur tijdens de schoolvakanties toegekend. In de praktijk gaat het daarbij om werknemers met schoolplichtige kinderen. “Bij voorkeur” betekent echter niet dat zij een absoluut voorrangsrecht hebben of dat werknemers zonder kinderen tijdens de schoolvakanties altijd een stap opzij moeten zetten. De vakantieplanning moet rekening houden met de toepasselijke collectieve regelingen, het arbeidsreglement, de continuïteit van de onderneming en de concrete aanvragen van de werknemers.

Ook buiten de vakantieplanning is een duidelijk kader belangrijk. Een werkgever kan daarbij rekening houden met de aard van de functie, de noodzakelijke aanwezigheid op de werkvloer, de personeelsbezetting en het tijdstip van de aanvraag. De criteria moeten transparant zijn consequent worden toegepast. Flexibiliteit hoeft daarbij niet uitsluitend aan ouders te worden voorbehouden. Ook werknemers zonder kinderen kunnen een legitieme reden hebben om hun werkdag anders te organiseren.

“De echte tegenstelling loopt niet tussen werknemers met en zonder kinderen. Het probleem ontstaat wanneer beslissingen ad hoc worden genomen en collega’s niet begrijpen waarom de ene aanvraag wel wordt aanvaard en de andere niet. Een transparant beleid en goed overleg binnen het team maken individuele oplossingen mogelijk zonder dat telkens de indruk van willekeur ontstaat”, zegt Katty Kerkhofs.

Mijn werkgever heeft mij vorig jaar bij de start van het schooljaar mijn uren laten aanpassen. Kan ik ervan uitgaan dat ik ook dit jaar mijn uren mag aanpassen?

Nee. Dat een werkgever een werknemer één keer toestond om soepel met zijn uurrooster om te gaan, creëert geen verworven recht om dat het volgende jaar opnieuw te doen. De werknemer moet de aanpassing opnieuw aanvragen en kan ze niet eenzijdig afdwingen.

Dat ligt anders wanneer uit een individuele overeenkomst, cao, arbeidsreglement of geldende bedrijfspolicy blijkt dat de regeling voor een langere periode werd toegekend. In dat geval moeten de duur en de voorwaarden van die afspraak worden nagegaan.

“Een eenmalige toegeving wordt niet automatisch een jaarlijkse afspraak. Een werkgever moet ieder jaar opnieuw rekening kunnen houden met de bezetting, de functie en de aanvragen van andere collega’s. Bespreek de vraag daarom tijdig en maak duidelijk of de oplossing eenmalig of terugkerend is”, besluit Katty Kerkhofs.

Voor werkgevers ligt daar een praktische opdracht. Leg vóór de start van het schooljaar vast hoe werknemers een afwijkend uurrooster, telewerk of verlof kunnen aanvragen, welke criteria daarbij gelden en wie de continuïteit van het werk bewaakt. Heldere afspraken lossen niet elk onverwacht probleem op, maar verkleinen wel de kans dat flexibiliteit als willekeur wordt ervaren.