E-facturatie 2026: meer dan een verplichting, een organisatorische transformatie

Waarom u zich nú moet voorbereiden

Vanaf 1 januari 2026 wordt gestructureerde elektronische facturatie verplicht voor alle B2B-transacties tussen btw-plichtige Belgische ondernemingen. Maar deze hervorming is veel meer dan een wettelijke verplichting: het is een reorganisatie van de volledige factuurstroom en samenwerking tussen klanten, leveranciers én uw accountant.

Daarom heeft Deg & Partners sterk geïnvesteerd in een nieuwe technologische oplossing, binnenkort beschikbaar, waarmee onze klanten de uitdagingen van deze digitale omschakeling proactief kunnen aanpakken — met hun accountant als vertrouwenspartner.

Waar gaat het precies over? Het einde van de “PDF-factuur”

Vanaf 1 januari 2026 mogen PDF-, Word- of Excel-facturen niet meer worden gebruikt voor B2B-transacties tussen btw-plichtige ondernemingen. Alleen gestructureerde elektronische facturen in een gestandaardiseerd formaat (UBL) zijn nog toegelaten. Deze facturen worden uitgewisseld via het Peppol-netwerk, een beveiligd Europees platform voor elektronische documenten.

Belangrijk: het gaat niet enkel om verzenden.

Elke onderneming moet ook in staat zijn gestructureerde e-facturen te ontvangen, en dus haar interne organisatie aanpassen.

Geen IT-kwestie, maar een organisatorische uitdaging

Achter deze verplichting schuilt een grotere realiteit:

• E-facturatie vereist een fundamentele aanpassing van uw interne processen — zowel voor inkomende als uitgaande documenten.

Wat betekent dit in de praktijk?

• Facturen moeten automatisch worden gegenereerd via een erkende software die Peppol ondersteunt.
• De gegevensstructuur is gestandaardiseerd (btw, KBO-nummer, productinfo…).
• Uw systemen moeten inkomende e-facturen kunnen herkennen en verwerken.
• Uw team moet opleidingen volgen, procedures herzien en software updaten.

Waarom nu al starten? Omdat 2025 een overgangsjaar is

Volgens het implementatieplan van de federale overheid:

• 2024: vrijwillige voorbereiding.
• 2025: intensieve voorbereidingsfase.
• 2026: verplichte e-facturatie voor B2B.
• 2030: uitbreiding naar intracommunautaire handel.

Wie nu uitstelt, neemt onnodige risico’s. De gratis tools (zoals Mercurius of Hermes) zijn slechts tijdelijke hulpmiddelen.

Onze oplossing: gebouwd met en voor onze klanten

Bij Deg & Partners zijn we niet bij de pakken blijven zitten.

We ontwikkelden een geïntegreerd platform dat twee stromen digitaliseert:

• Uitgaande facturen: automatisch aangemaakt, verstuurd via Peppol.
• Inkomende facturen: automatisch opgehaald via Peppol en geïntegreerd in uw boekhouding.

Het unieke? Onze tool combineert technologie met strategische samenwerking tussen klant en accountant:

• ondersteuning voor offertes, betalingen, herinneringen,
• boekhoudkundige correctheid (analytisch, btw),
• fiscale optimalisatie en bewijsvoering.

Praktisch voorbeeld

Neem een architectenbureau.

Vanaf 2026:

• Geen facturen meer via PDF, enkel via Peppol.
• Ontvangt facturen van onderaannemers ook elektronisch.
• Moet zijn ERP-systeem of facturatiesoftware aanpassen en koppelen aan boekhouding.

Onze oplossing dekt het volledige proces: van offerte tot betaling, van btw tot archivering.

Fiscale steunmaatregelen

De federale overheid ondersteunt ondernemingen actief:

• Vanaf 2025: verhoogde investeringsaftrek van 20% voor digitale oplossingen⁽²⁾.
• Hyperaftrek van 120% voor e-facturatie-investeringen (software, opleiding, advies) tussen 2024 en 2027⁽³⁾.
• Voor Brusselse ondernemingen is er ook de digitaliseringspremie via Brussel Economie & Werkgelegenheid.

Wat als u niet klaar bent op 1 januari 2026?

Als u vanaf die datum geen gestructureerde e-factuur verstuurt, wordt uw factuur als onbestaande beschouwd door de fiscus⁽⁴⁾.

Gevolg:

• Uw klant mag de btw niet aftrekken.
• U riskeert boetes wegens inbreuken op de facturatieverplichtingen.

Conclusie: grijp dit moment aan om te moderniseren

E-facturatie is geen technische upgrade, maar een kans om:

• uw samenwerking met uw accountant te versterken,
• uw boekhouding efficiënter te beheren,
• en uw organisatie te moderniseren.

Bij Deg & Partners helpen wij u vooruit te denken, met een oplossing die niet alleen conform is, maar ook slim en efficiënt.

? Meer info of een demo aanvragen? Contacteer uw dossierbeheerder of mail naar : info@degpartners.be