BV-vrijstelling ploegenarbeid: Circulaire over ‘hetzelfde werk qua inhoud en omvang’ gepubliceerd

In een uitgebreide circulaire geeft de fiscale administratie belangrijke verduidelijkingen bij de gedeeltelijke vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing voor ploegenarbeid. Die komt er na het arrest van het Grondwettelijk Hof over de voorwaarde dat de opeenvolgende ploegen hetzelfde werk moeten doen qua omvang. De circulaire bespreekt vooral het wettelijke en reglementaire kader van de bis-variant ploegenarbeid die daarop volgde. In deze nieuwsbrief komen de belangrijkste krachtlijnen aan bod.

Wat voorafging

Rechtspraak Grondwettelijk Hof en Hof van Cassatie

Ondernemingen waar ploegenarbeid wordt verricht worden ervan vrijgesteld om een deel van de ingehouden en verschuldigde bedrijfsvoorheffing door te storten naar de Schatkist. Het ploegensysteem moet daarvoor wel aan een aantal voorwaarden voldoen.

Één van die voorwaarden is dat de opeenvolgende ploegen hetzelfde werk moeten doen qua omvang. Wanneer dat precies het geval is, is al jarenlang het voorwerp van discussie tussen belastingplichtigen en de fiscus.

De discussie kwam tot bij het Hof van Cassatie (zie onze eerdere nieuwsbrieven) en het Grondwettelijk Hof (zie onze eerdere nieuwsbrief). Dat laatste oordeelde in 2024 dat het niet ongrondwettig is dat enkel ondernemingen waarin de omvang van het werk van de ploegen dezelfde is in aanmerking komen voor de vrijstelling. Dat geldt dan niet voor de ondernemingen waarin de omvang van het werk van de ploegen varieert volgens piek- en daluren en/of niet dezelfde (maar vergelijkbaar) is.

In navolging van dit arrest, stelde het Hof van Cassatie in 2025 dat de wetgever de vrijstelling heeft willen voorbehouden aan ondernemingen die werken met ploegen die hetzelfde werk doen qua inhoud en qua omvang. Op het niveau van de opeenvolgende ploegen moet de omvang (en de inhoud) van het werk hetzelfde zijn. Bijgevolg volstaat het niet dat deze omvang vergelijkbaar is, oordeelde het Hof van Cassatie.

Wetgevend ingrijpen met introductie bis-variant

Om te verzekeren dat ondernemingen met een ploegensysteem blijvend toepassing konden maken van de vrijstelling, heeft de wetgever reeds in 2024 een nieuwe variant op de vrijstelling voor ploegenarbeid geïntroduceerd (zgn. ‘bis-variant’, zie onze eerdere nieuwsbrief). Deze tijdelijke uitbreiding van het wettelijke kader voor asymmetrische ploegensystemen geldt tussen 1 januari 2021 en 31 december 2026.

Voor ondernemingen waar ploegenarbeid wordt verricht bepaalt de omvang van het werk van de opeenvolgende ploegen – of het verschil daartussen – voortaan welke vrijstellingsvariant van toepassing is:

1. In aanmerking te nemen bedrag aan bedrijfsvoorheffing;
   De onderneming berekent het vrijstellingsbedrag alsof de klassieke vrijstelling geldt, namelijk 22,8% van het totaal van de in aanmerking komende en kwalificerende bezoldigingen van de bedoelde werknemers die de ploegenarbeid verrichten.
   
   
2. Omvangsverschil per dag;
   Voor elke werkdag berekent de onderneming het verschil in de omvang van het werk tussen de opeenvolgende ploegen (t.o.v. de kleinste) en de totale omvang van het werk.
   
   
3. Correctiefactor;
   De dagelijkse verschillen en totale werkomvang worden opgeteld en omgezet in een breuk. Dit is de afwijking(scoëfficiënt) op de omvang van het werk voor de betrokken maand.
   
   
4. Van doorstorting vrijgesteld bedrag aan bedrijfsvoorheffing.
   Het vrijstellingsbedrag uit stap 1 wordt verminderd met de coëfficiënt uit stap 3. Dit geeft het vrijgestelde bedrag aan bedrijfsvoorheffing onder de bis-variant (zie onze eerdere nieuwsbrief).

Eenzelfde wijziging is doorgevoerd voor volcontinu arbeid.

Circulaire nr. 2025/C/50: krachtlijnen

· Criterium om omvang van het werk te meten: output of ploegleden

De Circulaire herhaalt dat de wet geen criterium voorziet om de werkomvang te meten. Dit kan via de output, maar volgens de Circulaire kan en zal het “aantal leden van een ploeg (bv. werknemers, uitzendkrachten en jobstudenten tewerkgesteld door de werkgever)” een “richtinggevend” criterium zijn. In de voorbeelden wordt dit “uitgedrukt in voltijdse equivalenten”.

Belangrijke nuance: het aantal ploegleden is volgens de Circulaire niet altijd het enige relevante criterium. Wanneer de arbeidstijd van de opeenvolgende ploegen verschilt, zou dit ook in rekening moeten worden gebracht (bv. door de duurtijd van de shift te vermenigvuldigen met het aantal ploegleden).

· Keuze tussen klassieke en bis-variant: administratieve tolerantie van 10% en overmacht

De administratie stelt in de Circulaire vooreerst dat zij de strikte toepassing van ‘hetzelfde werk qua omvang’ volgt. Ondernemingen kunnen dus enkel toepassing maken van de klassieke vrijstelling wanneer de opeenvolgende ploegen dezelfde werkomvang verrichten. Ondernemingen met een vergelijkbare werkomvang kunnen daarentegen geen toepassing maken van die vrijstelling.

Maar tot op welk niveau zal de administratie de klassieke vrijstelling nog toestaan? Een identieke werkomvang voor elke dag van de maand komt in de praktijk zelden tot nooit voor.

Ten tijde van de introductie van de bis-variant, stelde de wetgever dat de klassieke vrijstelling niet op “rigide” wijze mocht worden beoordeeld. Concreet volgde daaruit het volgende. Het is niet vereist dat er elke dag van de maand in de realiteit sprake is van een identieke werkomvang. Wanneer de afwijkingen te verklaren zijn door “gebeurtenissen die zich buiten de wil” van de werkgever voordoen (bv. ziekte, klein verlet, mechanisch defect…, zgn. ‘overmacht’), dan kan de klassieke vrijstelling nog verantwoord worden, rekening houdend met de “intentie” van de werkgever.

De Circulaire maakt dat nu concreter.

Wanneer de onderneming het aantal ploegleden als criterium gebruikt, moet voor de toepassing van de klassieke vrijstelling de vroege ploeg “(ongeveer) evenveel” leden tellen als de late ploeg volgens de Circulaire. De administratie aanvaardt dat ploegen “met dezelfde grootteorde qua aantal ploegleden” hetzelfde werk qua omvang verrichten en dus recht hebben op de klassieke vrijstelling.

Één van de belangrijkste nieuwigheden van de Circulaire is de introductie van een administratieve tolerantie van 10%. Die kan als volgt worden samengevat:

• Voor iedere dag van de maand maakt de werkgever volgende berekening:

Merk op: de 10%-tolerantie en correctiefactor hebben andere berekeningsregels (andere teller, noemer en beoordelingsbasis).

Opgelet: bijgevolg betekent een correctiefactor van de bis-variant onder de 10% niet per se dat de 10%-tolerantie van toepassing is.

• Ofwel bedraagt voor iedere dag van de maand voormelde verhouding maximaal 10%: De klassieke vrijstelling mag worden toegepast.
  Binnen deze grenzen worden de afwijkingen automatisch overmacht geacht te zijn, zonder dat de werkgever dit moet bewijzen.
  
  

• Ofwel is er een hogere afwijking: De werkgever moet de hogere afwijking “ten opzichte van zijn intentie” verklaren door “omstandigheden die zich buiten zijn wil voordoen”, als hij toepassing wil blijven maken van de klassieke vrijstelling (bv. werknemer die een ongeval heeft op weg naar het werk).

Het dagelijks effectief aantal aanwezige ploegleden mag dus verschillen tussen de opeenvolgende ploegen, zonder dat de onderneming daarom meteen het recht op de klassieke vrijstelling zou verliezen.

De Circulaire voegt daar ook nog aan toe dat ondernemingen “strikt noodzakelijke maatregelen” mogen nemen om hun ploegensysteem te vrijwaren. Het voorbeeld wordt gegeven van een werkgever die een personeelsbuffer inbouwt om zijn ploegbezetting te garanderen. Het effectief aantal ploegleden kan dan verschillen door ziekte, klein verlet, deelname aan een opleiding… “zonder dat deze fluctuaties een merkbare invloed hebben op de output van het werk geleverd door die ploegen”. Volgens de Circulaire kan er dan nog steeds sprake zijn van “hetzelfde werk qua omvang” voor de klassieke vrijstelling.

· Beoordeling van toepassingsvoorwaarden per ploegenstelsel afzonderlijk

Belangrijk is dat de Circulaire expliciet erkent dat er binnen eenzelfde onderneming verschillende ploegenstelsels kunnen bestaan. Dit gaat over ondernemingen met meerdere morgen- en middagploegen.

De Circulaire voorziet hierover dat voor iedere maand, voor elk ploegenstelsel afzonderlijk moet worden beslist of dit beantwoordt aan de definitie van de klassieke vrijstelling, dan wel de bis-variant. De 10%-tolerantie wordt bij die afweging dus toegepast per ploegenstelsel.

Bijgevolg kan bijvoorbeeld voor het ene ploegenstelsel de klassieke vrijstelling toegepast worden, terwijl voor het andere de bis-variant wordt gevraagd.

Niets belet de onderneming evenwel om voor een stelsel dat in feite voldoet aan de voorwaarden van de klassieke vrijstelling toch de bis-variant toe te passen. Dat kan belangrijk zijn voor de berekening van de één derde-norm (infra).

Merk op: eens de werkgever kiest voor de bis-variant dan vervalt de 10%-tolerantie voor de berekening van de vrijstelling. Elke afwijking beïnvloedt de correctiefactor.

· Indeling in ploegenstelsels moet overeenstemmen met werkelijkheid

Wanneer een morgen- en opvolgende middagploeg een afzonderlijk ploegenstelsel vormen moet geval per geval worden beoordeeld.

De Circulaire vermeldt hierover dat de werkelijke situatie bepaalt of er sprake is van een ploeg. De indeling van ploegen in het arbeidsreglement is op dat vlak bijvoorbeeld een belangrijke indicatie.

Er mag geen sprake zijn van een kunstmatige opsplitsing.

· Nachtarbeid kan afgezonderd worden

Sommige ondernemingen werken niet alleen met een morgen- en middagploeg, maar ook met een nachtshift. De werkgever moet dan een keuze maken, volgens de Circulaire:

• Ofwel de nachtshift beschouwen als een ploeg voor de toepassing van de vrijstelling voor ploegenarbeid.
  Voorwaarde: het volledige drieploegenstelsel moet voldoen aan alle voorwaarden van de vrijstelling (bv. hetzelfde werk qua inhoud).
  Voor de correctiefactor van de bis-variant wordt hierbij rekening gehouden met de 3 ploegen.
  
  

• Ofwel de nachtshift beschouwen als nachtarbeid voor de toepassing van de vrijstelling voor nachtarbeid.
  Voorwaarde: de prestaties moeten voldoen aan de voorwaarden van nachtarbeid en verloond worden met een (hogere) nachtpremie van minimaal 12%.

Opnieuw hangt deze keuze nauw samen met het bereiken van de één derde-norm.

· Elke onderneming die de bis-variant toepast heeft één globale correctiefactor

De Circulaire bevestigt nog eens dat er voor de bis-variant maar sprake kan zijn van 1 globale correctiefactor.

Dit is van belang voor ondernemingen die meerdere ploegenstelsels hebben die werken volgens de bis-variant (bv. meerdere afdelingen, locaties…). Het is dan niet toegestaan om per stelsel afzonderlijk de correctiefactor toe te passen. Er moet daarentegen 1 globale correctiefactor berekend worden over alle ploegenstelsels die onder de bis-variant vallen heen, via een gewogen gemiddelde.

· Één derde-norm geldt per vrijstellingsvariant

De Circulaire respecteert verder het principe dat de één derde-norm voor een specifieke werknemer berekend moet worden voor iedere vrijstellingsvariant afzonderlijk, net zoals dit al gold voor ploegen- en nachtarbeid.

Voor de berekening van de één derde-norm voor de bis-variant mag zo geen rekening worden gehouden met de uren die worden gepresteerd in de klassieke variant.

Indien de werknemer een derde (of meer) van zijn arbeidstijd in klassieke ploegenarbeid heeft gewerkt én een derde (of meer) van zijn arbeidstijd in de bis-variant, dan komt zijn bezoldiging voor die maand voor slechts 1 vrijstellingsvariant in aanmerking. De werkgever moet dus een keuze maken.

· Correctiefactor wordt toegepast op het laagste bedrag uit stap 1

Op een meer technisch niveau bevestigt de Circulaire nogmaals dat de correctiefactor van de bis-variant wordt toegepast op de beschikbare bedrijfsvoorheffing indien dat bedrag lager is dan de theoretische vrijstelling van 22,8%.

Dit is consistent met de berekeningsregels van de klassieke vrijstelling.

· Uitzendarbeid

In een voorbeeld m.b.t. uitzendarbeid stelt de Circulaire dat de berekening van de correctiefactor desgevallend gebeurt door de klant-gebruiker. Deze onderneming moet dan aan het uitzendbureau doorgeven in welke mate de opeenvolgende ploegen een gelijke omvang van werk verrichten, zodat het uitzendbureau weet welke correctiefactor zij zelf moet hanteren voor de berekening van de bis-variant.

Er wordt nog eens herhaald dat de klant-gebruiker een verklaring moet opmaken na de uitvoering van de prestaties van de uitzendkracht die voldoet aan alle voorwaarden (zie onze eerdere nieuwsbrief).

De berekening van de vrijstelling gebeurt hier per onderneming en daarbinnen per vrijstellingsvariant, rekening houdend met de toepassing van de één derde-norm.

Heeft u vragen over deze materie? Contacteer dan één van onze specialisten.

Daan Buylaert - Partner (daan.buylaert@tiberghien.com)

Gauthier Vandenbossche - Scientific Advisor (gauthier.vandenbossche@tiberghien.com)

Kimberley De Plucker - Counsel (kimberley.deplucker@tiberghien.com)

Charlotte Meskens - Senior Associate (charlotte.meskens@tiberghien.com)