Comment vos travailleurs peuvent-ils prendre leurs jours de vacances ?

L'été et les grandes vacances approchant à grands pas, de nombreuses questions peuvent se poser concernant les règles et modalités de prise des jours de vacances. Ces règles sont les mêmes pour les ouvriers et les employés.

Annelies Verplancke, Legal Expert chez Partena Professional, examine la question de plus près avec nous.

Quel principe est central pour la prise des vacances légales ?

Les jours de vacances légales doivent être octroyés avant le 31 décembre de l’année de vacances. Il est en principe interdit de reporter à l'année suivante les jours de vacances n'ayant pas été pris au cours de l'année de vacances. « Par exemple, si un employé a travaillé à temps plein pendant toute l'année 2023, il a droit à 20 jours de vacances en 2024 s'il travaille dans un régime de 5 jours par semaine. Ceux-ci doivent être pris entre le 1er janvier et le 31 décembre 2024 », souligne Annelies Verplancke, Legal Expert chez Partena Professional. Les employeurs risquent des sanctions (amende pénale de 400 EUR à 4.000 EUR ou amende administrative de 200 EUR à 2.000 EUR à multiplier par le nombre de travailleurs concernés) s'ils n'accordent pas les vacances légales (à temps). « En tant qu'employeur, vous avez donc tout intérêt à attirer l'attention de vos travailleurs sur leur solde de jours de vacances encore à prendre et, le cas échéant, à les inciter à planifier ces congés à temps, ainsi qu'à documenter tout cela de façon appropriée. »

À quelles conditions des jours de vacances légales peuvent-ils être reportés ?

« Depuis cette année, un travailleur qui, en raison de certaines suspensions (liste limitative) de son contrat de travail, est dans l'impossibilité, à la fin du mois de décembre, de prendre tous les jours de vacances annuelles qu'il s'est constitués, pourra les prendre à une date ultérieure dans les 24 mois suivant l'année de vacances concernée. Pensons notamment aux situations de maladie ou aux repos de maternité. Pour les employés, le pécule de vacances pour ces jours reportés devra toutefois être payé à l'avance, à la fin du mois de décembre de l'année de vacances concernée », explique Annelies Verplancke.

Autre nouveauté cette année : lorsque certaines situations, notamment la maladie, surviennent pendant la période de vacances prévue, l'employeur ne peut pas comptabiliser des jours de vacances légales (et doit par conséquent les rajouter au compteur du solde des jours de vacances encore à prendre). Le travailleur devra les replanifier ultérieurement, durant la même année de vacances. « Les formalités à respecter par le travailleur en cas d'incapacité de travail pour cause de maladie ou d'accident pendant une période de vacances annuelles doivent être reprises dans le règlement de travail. Il est important de noter qu'une telle incapacité de travail ne prolonge pas automatiquement la période de vacances en cours », précise Annelies Verplancke.

Existe-t-il des règles de priorité pour la prise des jours de vacances ?

« Oui, les travailleurs ayant des enfants en âge scolaire doivent de préférence pouvoir prendre des vacances pendant les vacances scolaires », poursuit Annelies Verplancke. Notez que, depuis l'année scolaire passée, les vacances scolaires dans l'enseignement francophone sont différentes de celles dans l'enseignement néerlandophone. « Pour le reste, la législation ne définit pas de règles de priorité. Il est toutefois possible de prévoir des règles de priorité supplémentaires dans le règlement de travail, à condition qu'elles soient basées sur des critères objectifs. En outre, sauf demande contraire des travailleurs concernés, tous les travailleurs doivent bénéficier d'une période de deux semaines de vacances consécutives entre le 1er mai et le 31 octobre. Dans tous les cas, une période de vacances ininterrompue d'une semaine doit être garantie à chaque travailleur. » Le solde des jours de vacances doit être pris autant que possible pendant les périodes calmes, pour faire le pont ou à l'occasion des jours fériés régionaux.

Est-il possible de prendre ses congés légaux en demi-jours ?

« Non, il est en principe interdit de prendre des demi-jours de vacances, sauf si le demi-jour de vacances est complété par un demi-jour de repos habituel, ou lorsque le travailleur demande à fractionner trois jours de la quatrième semaine de vacances en demi-jours. L'employeur peut toutefois s'opposer à ce fractionnement s'il perturbe l'organisation du travail dans l'entreprise», explique Annelies Verplancke.

Fixation des périodes de vacances : collectives ou individuelles ?

Les jours de vacances peuvent être fixés au sein de l'entreprise, soit collectivement (pour l'ensemble du personnel) en cas de fermeture annuelle de l'entreprise, soit par accord individuel entre l'employeur et chaque travailleur séparément.

Fermeture collective : formalités à respecter ?

Sauf décision spéciale prise au sein de la commission paritaire au plus tard le 31 décembre de l'année précédente, les dates de fermeture collective doivent faire l'objet d'une décision du conseil d'entreprise. « En l'absence de conseil d'entreprise ou de décision de ce dernier, les périodes de vacances peuvent être fixées dans un accord entre l'employeur et la délégation syndicale ou, à défaut, les travailleurs », poursuit Annelies Verplancke.

Les dates de fermeture collective de l'entreprise doivent obligatoirement être mentionnées dans le règlement du travail.

Quid si les vacances sont fixées individuellement ?

En l'absence d'accord collectif, les jours de vacances sont fixés par un accord individuel entre l'employeur et le travailleur. Si l'employeur peut invoquer des nécessités organisationnelles liées au fonctionnement de l'entreprise pour refuser (par écrit) une période de vacances, il doit en tout cas respecter les règles de prise des vacances prévues par la réglementation. « Ni l'employeur ni le travailleur ne peut donc imposer unilatéralement une période de vacances. Pour éviter les litiges concernant la fixation des jours de vacances, il est utile d'inclure dans le règlement de travail la procédure que le travailleur doit suivre pour demander des congés, par exemple, introduire une demande à l'avance par écrit ou par voie électronique dans un délai raisonnable », recommande Annelies Verplancke.

Comment ces jours de vacances sont-ils rémunérés ?

« Pour les employés, ces jours sont rémunérés par l’employeur (= simple pécule de vacances) et au moment de la prise des vacances principales, l’employeur paie également un double pécule de vacances. Pour les ouvriers, ces jours sont payés par un fonds de vacances », conclut Annelies Verplancke.