Attention aux conséquences des comptes annuels non approuvés ! Découvrez notre FAQ!

Le dépôt des comptes annuels est une obligation légale pour toutes les entreprises en Belgique. Mais que se passe-t-il si ces comptes ne sont pas approuvés avant leur dépôt auprès de la Banque nationale de Belgique (BNB) ? Entre sanctions légales, implications fiscales et difficultés de gestion, les conséquences peuvent être lourdes. Cette FAQ vous guide à travers les risques et les bonnes pratiques à adopter pour éviter les pièges d’un dépôt non conforme.

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1. Peut-on déposer des comptes annuels non approuvés à la Banque nationale de Belgique (BNB) ?

Non. La BNB exige que les comptes annuels soient approuvés par l’assemblée générale (AG) avant leur dépôt. Si les comptes ne sont pas approuvés, le dépôt peut être refusé.

2. Quelles sont les sanctions en cas de dépôt tardif ou invalide des comptes annuels ?

Le Code des Sociétés et des Associations (CSA) impose le dépôt des comptes annuels dans les 30 jours suivant leur approbation et au plus tard sept mois après la clôture de l’exercice. En cas de non-respect, plusieurs sanctions peuvent s’appliquer :

• Sanctions civiles : Les administrateurs peuvent être personnellement responsables des dommages subis par la société ou des tiers.

• Sanctions pénales : Une amende pouvant aller de 50 à 10 000 euros (article 3:98 CSA).

• Sanctions administratives : Une majoration des frais de dépôt en cas de retard.

3. Quels impacts un dépôt invalide peut-il avoir sur la gestion de la société ?

• Retard dans certaines démarches (obtention de crédits bancaires, participation à des appels d’offres, etc.).

• Perception négative par les tiers (clients, fournisseurs, banques) en raison d’un manque de transparence financière.

4. Quels risques encourent les administrateurs en cas de dépôt de comptes non approuvés ?

• Responsabilité engagée en cas d’erreurs ou de comptes ne reflétant pas fidèlement la situation de la société.

• En cas de faillite, le tribunal peut tenir compte de cette irrégularité pour une action en comblement du passif.

5. Une rectification est-elle obligatoire en cas de dépôt de comptes non approuvés ?

Oui. Si l’irrégularité est découverte, la société devra procéder à un nouveau dépôt correctif après approbation par l’AG.

6. Quelles sont les conséquences fiscales d’un dépôt de comptes non approuvés ?

a) L’administration fiscale accepte-t-elle ces comptes ?

L’administration fiscale (SPF Finances) ne vérifie pas directement si les comptes sont approuvés. Toutefois :

• Si les comptes diffèrent de ceux approuvés, cela peut être considéré comme une déclaration inexacte et entraîner un redressement fiscal.

• En cas de contrôle, l’absence de comptes approuvés peut mettre en doute la sincérité de la comptabilité.

b) Y a-t-il un risque de rejet de la déductibilité fiscale ?

Oui. L’administration fiscale pourrait :

• Contester certaines charges, amortissements ou provisions.

• Rejeter la déductibilité des frais si des corrections sont apportées postérieurement.

c) Quelles sont les conséquences en matière d’impôt des sociétés (ISOC) ?

• Un redressement fiscal peut être effectué en cas d'écart entre les comptes déposés et ceux approuvés.

• Des justificatifs supplémentaires peuvent être exigés par l’administration fiscale.

d) Y a-t-il un impact sur la TVA et la déclaration de revenus ?

• Une erreur dans les comptes peut remettre en cause les déclarations de TVA, notamment en cas de crédit TVA.

• Une incohérence peut entraîner des erreurs dans les acomptes ISOC, avec des majorations en cas de sous-estimation.

e) Un dépôt non conforme peut-il déclencher un contrôle fiscal ?

Oui, en particulier si des incohérences apparaissent entre les exercices ou avec les déclarations fiscales.

f) Quels problèmes peuvent surgir avec les dividendes et les rémunérations ?

• Un dividende distribué sur base de comptes non approuvés peut poser problème pour la validité de la distribution.

• Un changement dans l’approbation des comptes peut affecter l’imposition des dirigeants.

7. Que faire si le retard est causé par le client qui ne fournit pas les documents à temps ?

Pour anticiper et gérer ce problème, les experts-comptables peuvent prendre plusieurs précautions :

• Planifier en amont : Envoyer un échéancier légal à respecter au client en début d’exercice.

• Rédiger correctement le PV d’AG : Il doit être daté après l’AG et non antidaté.

• PV de carence et reconvocation d’AG : En cas d’absence d’approbation, un PV de carence peut être établi et une nouvelle AG convoquée sous trois semaines.

• Déplacement de l’AGO : L’AGO peut être reportée au-delà des six mois suivant la clôture, à condition de documenter les motifs.

• Modification de la date de clôture des comptes : Adapter la clôture de certains clients permet d’étaler les travaux et éviter des retards systématiques.

8. Quelles sont les recommandations pratiques pour éviter ces problèmes ?

✔ Toujours attendre l’approbation des comptes avant leur dépôt.

✔ Vérifier que les comptes approuvés correspondent à ceux déclarés au fisc.

✔ En cas de correction, prévoir un dépôt rectificatif et une déclaration fiscale corrective.

Un dépôt non conforme peut sembler anodin, mais il peut entraîner de lourdes conséquences légales et fiscales. Une vigilance accrue est donc essentielle pour éviter ces risques.