Verplichte elektronische indiening van onderhandse akten: wat verandert er voor uw onderneming vanaf maart 2025?

Vanaf 10 maart 2025 mogen ondernemingen bepaalde onderhandse akten niet langer op papier laten registreren. Deze relatief stille hervorming past in de bredere digitaliseringsbeweging van de Belgische administratie. Maar wat is eigenlijk een onderhandse akte? Hoe verschilt ze van een notariële akte? En hoe geeft men er juridische waarde aan? In dit artikel geven we u op een duidelijke en praktische manier een antwoord op al deze vragen.

Wat is een onderhandse akte?

Een onderhandse akte is een contract dat rechtstreeks tussen de partijen wordt opgesteld en ondertekend, zonder tussenkomst van een openbaar ambtenaar (zoals een notaris). Voorbeelden zijn:

• Een handelshuurcontract of professionele huur,
• Een leningsovereenkomst tussen particulieren of ondernemingen,
• Een overdracht van aandelen (onder bepaalde voorwaarden),
• Een erkenning van schuld, enz.

Daartegenover staat de notariële akte, opgesteld door een notaris, die authentieke bewijskracht heeft. Ze is vereist voor onder meer:

• De verkoop van een onroerend goed,
• Een schenking van een onroerend goed,
• Het vestigen van een hypotheek.

Wat is de juridische waarde van een onderhandse akte?

Een onderhandse akte heeft bindende kracht tussen de ondertekenende partijen, maar heeft niet dezelfde bewijskracht als een authentieke akte. Om haar een vaste datum te geven en ze tegenstelbaar te maken aan derden (zoals de fiscus), moet ze:

1. Geregistreerd worden bij de fiscus,
2. Gegedagvaard of betekend worden aan een derde (bijv. via een gerechtsdeurwaarder),
3. In een gerechtelijke procedure gebruikt worden als bewijsstuk.

Registratie is vaak vereist door de wet, of minstens sterk aangeraden in een professionele context, bijvoorbeeld bij handelshuur.

Wat verandert er vanaf 10 maart 2025? Alleen nog elektronische registratie voor ondernemingen

Tot 9 maart 2025 kon u kiezen tussen papieren registratie of elektronische indiening (via MyMinfin of Biztax, afhankelijk van het type akte).

Vanaf 10 maart 2025 wordt het echter verplicht voor alle ondernemingen om akten uitsluitend elektronisch te registreren. Enkel natuurlijke personen zonder ondernemingsnummer mogen nog een papieren formulier gebruiken.

Voor ondernemingen betekent dit concreet:

Praktijkvoorbeeld:

Een BV sluit een handelshuurcontract af voor haar nieuwe kantoorruimte. Om dit contract tegenstelbaar te maken aan derden (zoals de fiscus of een toekomstige huurder), moet het geregistreerd worden.

Vanaf 10 maart 2025 moet dit verplicht via een elektronisch kanaal gebeuren. Registratie per post is voor ondernemingen niet meer toegestaan.

Hoe registreert u elektronisch?

Elektronische registratie kan via:

• MyMinfin (www.myminfin.be) voor algemene akten zoals huurovereenkomsten, leningen enz.,
• eRegistration voor gestandaardiseerde akten,
• Bepaalde softwaretoepassingen gebruikt door notarissen, accountants of boekhouders.

Wat is de wettelijke basis?

Deze verplichting is gebaseerd op:

• het Koninklijk Besluit van 31 januari 2025 (Belgisch Staatsblad van 28 februari 2025),
• dat uitvoering geeft aan artikel 3.152 van het Burgerlijk Wetboek en artikel 32 van het Wetboek der registratie-, hypotheek- en griffierechten.

Besluit

De digitalisering van juridische en administratieve processen in België zet zich onverminderd voort. De verplichting tot elektronische registratie van onderhandse akten vanaf 10 maart 2025 is een belangrijke stap. Ondernemingen moeten zich hieraan aanpassen om rechtsgeldige akten te blijven opstellen en registreren. Bekendheid met digitale platformen zoals MyMinfin wordt dan ook essentieel voor elke professional.

✅ Belangrijk: moet u als onderneming een onderhandse akte (zoals een handelshuur) registreren na 10 maart 2025?

→ Gebruik het elektronische kanaal, en stuur niets meer per post!