Stel in 5 stappen een nieuwsbrief samen!

U wenst een nieuwsbrief op te stellen, maar weet niet goed hoe daaraan te beginnen? Volg deze 5 stappen om eenvoudig en snel een html-nieuwsbrief samen te stellen!

1. Bepaal uw doelstellingen en planning

Welk doel heeft u voor ogen met het verzenden van nieuwsbrieven?

U zou maandelijks een nieuwsbrief kunnen verzenden met een overzicht van promoties, nieuwe producten... U kan ook een reeks mails voorbereiden die automatisch naar nieuwe cliënten, of naar alle nieuwe prospecten worden verstuurd.

Verschillende opties zijn mogelijk. Sta dus eerst stil bij het doel van uw nieuwsbrief!

• Van prospects cliënten maken door betere contacten, op basis van specifieke mailings
• Uw producten en diensten beter communiceren door een reeks mails die bestemd zijn voor nieuwe cliënten
• Mailings op specifieke momenten (verjaardagen...)
• ...

Een mailing kan op regelmatige basis worden ingezet:

• Maandelijks of per kwartaall
• Technische nieuwsbrief in functie van de producten
• ...

Voor de periodieke mailings, komt het erop aan er een gewoonte van te maken uw nieuwsbrief te verzenden. Richt eventueel een redactieraad op.

Het is dan ook aangewezen om een planning op te stellen waarin u de verschillende mailings opneemt die u wenst te verzenden, evenals de frequentie ervan (vb. elke 1e donderdag van de maand). U kan een redactieraad samenstellen met 2 of 3 collega’s, en vervolgens herinneringen voorzien in uw agenda: een eerste herinnering een week voor de verzending, wat een goed moment is om uw collega’s eraan te herinneren inbreng te leveren voor de nieuwsbrief. Een tweede herinnering plant u in om de nieuwsbrief te herlezen, en een derde herinnering voor het verzenden van de nieuwsbrief.

2. Maak een template aan

Een sjabloon voor de nieuwsbrief kan een sjabloon zijn dat wordt aangeboden door uw mailing-systeem (waarin u uw logo, huisstijlkleuren en enkele specifieke afbeeldingen kan toevoegen), of een sjabloon-op-maat, aangeleverd door een vormgever of agentschap.

Over het algemeen volstaat 1 template voor elke nieuwsbrief!

Uw html-nieuwsbrief mag niet breder zijn dan 600 pixels, zodat uw lezers niet gebonden zijn aan een vaste horizontale breedte. Kies uw afbeelding met zorg uit, en beperk het aantal afbeeldingen: een nieuwsbrief bestaat best voor minimum 50 % uit tekst.

Opdat uw afbeelding wordt afgebeeld in een html-nieuwsbrief, dient deze zich op uw website te bevinden of te zijn opgeladen in het mailing-systeem.

Indien u over een website beschikt, kan u de afbeelding toevoegen aan de media-bibliotheek (WordPress...). Op die manier kan u de link koppelen aan de afbeelding in uw nieuwsbrief.

3. Breng structuur aan in uw nieuwsbrief

Denk na vooraleer u start met het opstellen van de nieuwsbrief: bepaal eerst welke informatie u wil meedelen:

• Doelgroep
• Verzenddatum
• Aanbod / belofte (maximum 1 per mailing)
• Argumenten en voordelen die u wil benadrukken
• Call to action en timing
• Verzender
• Onderwerp (werktitel) of de titel van de mail
• De pre-header (= eerste zin van de mailing die op een smartphone net na het onderwerp verschijnt)
• (optioneel) een PS
• Auteurs die bijdragen voor de inhoud, en medewerkers die de tekst zullen nakijken
• Interne mailinglijst
• Planning met deadlines
• ...

Doelstelling is om over deze informatie te beschikken vooraleer u start met de opmaak van de inhoud.

4. Maak inhoud aan via uw mailing-systeem

U ontving ongetwijfeld al eens een nieuwsbrief met onleesbare tekens, zoals ‘beste ’ll’.

Indien u de tekst voor uw nieuwsbrief eerst opmaakt in Microsoft WORD, en vervolgens de inhoud knipt/plakt in uw html-editor, zal u meestal ook de specifieke vormgeving van Word mee kopiëren.

Best is daarom, indien u uw tekst opmaakt in Word, om eerst uw tekst te kopiëren naar tekst-formaat (kopieer de inhoud van het Word-bestand naar een kladblok-bestand van Windows, zodat u geen opmaak overneemt).

Herlees steeds de tekst, en maak hiervoor ook gebruik van de spellingcorrector. Bewaar de tekst op uw harde schijf of in uw mailingsysteem, en dit met een andere bestandsnaam dan de naam van de template.

Indien u uw nieuwsbrieven wil archiveren, kan u deze steeds uploaden op de website en toegang voorzien (lees verder op...). Plaats de laatste nieuwsbrief steeds op uw website, en link hiernaar in de nieuwsbrief die wordt verzonden naar de lezers. Indien er een probleem is met de leesbaarheid van de nieuwsbrief, kunnen de lezers de nieuwsbrief steeds via de website lezen.

Kijk ook de gebruikte lettergrootte na, spaties, maar ook grammatica en spelling!

5. Verstuur een testmail naar uzelf en collega-redactieleden

Controleer of de nieuwsbrief die u naar uw abonnees verstuurt wel voldoet aan uw verwachtingen, stuur uzelf dan ook een kopie van de html-nieuwsbrief.

Verstuur ook een kopie naar uw Outlook-(hotmail), Gmail- en Yahoo-accounts (maak deze accounts aan indien u er nog geen hebt, dit is gratis!).

Controleer via deze accounts op welke manier de nieuwsbrief ontvangen wordt: is de layout in orde, werken de linken...?

Maak vervolgens de nodige correcties en verstuur dan een test-mail naar uw collega-redactieleden voor een laatste controle. Doel van deze laatste controleronde is het nazicht van de teksten en de linken. Meestal is het pas na het verzenden van een mail dat een fout zichtbaar wordt. Verstuur de mail daarom eerst intern rond, en voorzie de externe verspreiding pas enkele uren later.

Na het doorlopen van deze 5 stappen, is uw html-nieuwsbrief klaar voor verzending!

Een html-nieuwsbrief wordt best regelmatig verstuurd om contact te houden met uw cliënten en prospects. Meestal gebeurt dit per maand of per trimester, met aanvullend automatische mailings die worden verzonden naar nieuwe prospects en cliënten.

Tamtam biedt u het volgende aan:

Tamtam E-News en Tamtam E-mailing zijn 2 applicaties waarmee u op een gebruiksvriendelijke manier mailings kan verzenden naar uw doelgroepen.

U kan een of meerdere templates aanmaken waarmee u het imago van uw onderneming vertaalt in een nieuwsbrief, maar dit kan evengoed voor producten of een specifiek event gebeuren.

In enkele muisklikken kan u zelf een uitstekende nieuwsbrief samenstellen!