Ne cherchez plus jamais des informations sur vos clients : 6 conseils de Numlock Accountants

En tant que cabinet comptable, comment pouvez-vous travailler plus intelligemment et consacrer plus de temps à vos clients ? Koen Moonen, propriétaire de Numlock Accountants, a trouvé sa solution avec AdminPulse. Il partage son expérience et donne des conseils à d'autres cabinets désireux de travailler plus efficacement.

Les pratiques chronophages qui freinent le fonctionnement de votre cabinet

De nombreux comptables travaillent dans un environnement rempli de données numériques et physiques. Cela les amène à se débattre avec des informations fragmentées et des processus qui prennent du temps :

● Systèmes multiples

Les employés doivent accéder à plusieurs systèmes et référentiels pour trouver toutes les informations utiles.

● Stockage local

Les données ne se trouvent pas dans le cloud, mais sur un serveur local ou dans la tête d'un collègue en particulier.

● Traitement manuel des documents

L'échange de documents se fait parfois selon un processus fastidieux : envoi, impression, signature manuscrite, numérisation, renvoi.

● Signatures sur papier

Les comptables font des signatures sur papier qui sont ensuite retranscrites, scannées ou photographiées.

● Tout dans Excel

Certains bureaux tentent de tout suivre dans Excel, du pointage à l'administration, et se heurtent à des limites.

D'Excel à l'efficacité

L'entreprise Numlock Accountants a également été confrontée à cette difficulté. Cette entreprise, qui soutient les PME en matière d'administration, de comptes annuels et de déclarations fiscales, souhaitait se développer. Cependant, avec un système CRM, un progiciel d'enregistrement des temps et un progiciel financier distincts, c’était compliqué. Koen Moonen, propriétaire de Numlock, explique : « Nous connaissons bien nos clients. Mais ces connaissances étaient dispersées dans des documents Word sur le serveur, des notes dans les fichiers des comptes annuels et des notes dans le logiciel de comptabilité. Certaines informations n'existaient même que dans ma tête et il fallait beaucoup de temps pour les partager avec les collègues. Je voulais rassembler toutes ces connaissances en un seul endroit où tout le monde pourrait tout trouver. »

Tout en un seul endroit avec AdminPulse

Par le biais de la plateforme comptable Yuki, Koen a découvert AdminPulse. En novembre 2022, il a opté pour cette solution. Cela a permis à Numlock de bénéficier, entre autres, des avantages suivants :

● Plus de vue d'ensemble et de contrôle

● Un rendement plus élevé par client

● Plus de temps pour le contact personnel avec le client

● Création plus rapide de documents avec moins d'erreurs

● Meilleur accès aux informations sur les clients, même en l'absence de collègues

« Nous avons maintenant beaucoup plus de contrôle », explique Koen. « Les données des clients, la correspondance par e-mail, le planning, les heures travaillées, tout se trouve au même endroit. »

Du manuel à l’automatisé

Koen : « Nous avons automatisé l'ensemble du processus d'échange de documents grâce aux liens avec AdminPulse. Toutes les données CRM sont automatiquement synchronisées. Pour l'évaluation de la qualité, un enregistrement de l'acceptation et de la connaissance du client est également disponible dans AdminPulse. Ces informations sont instantanément accessibles à tous les collègues. Auparavant, il était également difficile de savoir si nous respections le budget d'un client. Désormais, je peux le vérifier directement dans AdminPulse. »

Création de documents en trois clics

Un autre grand avantage, selon Koen, est la génération automatique de documents. « Auparavant, pour chaque lettre, nous devions prendre un document existant et modifier les détails de la relation. Il y avait le risque qu'il contienne encore quelque chose d'un autre client. Aujourd'hui, en trois clics, je peux générer un document qui peut être envoyé directement à un client. Cela évite les erreurs et nous fait gagner du temps. »

6 conseils pour une mise en œuvre réussie

Envisagez-vous aussi de passer à un logiciel de gestion de bureau comme AdminPulse ?

Koen partage ses principales leçons :

Désigner un chef de projet.

« Veillez à ce qu'une personne soit parfaitement au courant de la mise en œuvre. Et soyez vous-même disponible pour faire des choix importants concernant la mise en place ».

Nettoyer d'abord

« Avant de changer de système, nous avons fait le ménage dans nos systèmes existants. Faites donc une exportation de votre base de données clients et supprimez toutes les données inutiles. Assurez-vous aussi que toutes les relations ont une personne de contact, ce qui est important dans AdminPulse. De cette façon, vous partez d'une base propre ».

Créer une structure

« Établissez la structure complète des holdings, des sociétés d'exploitation et des actionnaires et mettez-la en place. Cela prendra un peu de temps, mais cela vous aidera à contrôler la qualité plus tard. »

Saisir des budgets et des tarifs

« Fixez des budgets et effectuez un suivi des heures de travail. De cette façon, vous pouvez voir dès le premier jour si vous respectez le budget fixé avec les clients ».

Commencer petit

« Commencez par quelques clients et conservez votre ancien système pendant un certain temps. Vous pourrez ainsi découvrir tranquillement comment tout fonctionne et passer progressivement à un système complet. »

Rester réaliste en ce qui concerne les délais d'exécution

« Après deux ans, nous continuons à enrichir notre système. L'équipe d'AdminPulse nous y aide. N'oubliez pas qu'il faut du temps pour que votre logiciel d'administration soit tout à fait complet, mais cela vous fera gagner beaucoup de temps au final. »