La signature numérique des actes notariés en Belgique : un nouveau système généralisé depuis le 8 avril 2024

Depuis le 8 avril 2024, un nouveau pas a été franchi dans la digitalisation de la profession notariale en Belgique. Presque tous les actes notariés peuvent désormais être signés par voie numérique. Ce changement facilite considérablement les démarches juridiques, que ce soit pour les particuliers ou les entreprises. Cet article vous explique en quoi consiste un acte notarié, ce que le notaire apporte à ce processus, l’évolution de la digitalisation dans le notariat, et les types d’actes qui peuvent être signés électroniquement ou non.

Nous aborderons également comment fonctionne un acte notarié électronique et vous présenterons des exemples pratiques.

FAQ pour comprendre le nouveau système de signature numérique des actes notariés

1. Qu’est-ce qu’un acte notarié et quel est le rôle du notaire dans ce processus ?

Un acte notarié est un document officiel rédigé et authentifié par un notaire, qui est un officier public. Cet acte a une valeur légale renforcée car il garantit la sécurité juridique des transactions. Les actes notariés sont nécessaires pour des transactions importantes telles que la vente de biens immobiliers, les donations, les testaments, les constitutions de sociétés, etc.

Le rôle du notaire est essentiel dans ce processus. Il vérifie la conformité des documents, s’assure que toutes les parties comprennent et consentent aux termes du contrat, et conserve les actes pour garantir leur pérennité et leur opposabilité envers des tiers.

2. Comment a évolué la digitalisation de la profession notariale ?

La digitalisation du secteur notarial a commencé il y a plusieurs années, avec l’introduction progressive d’outils numériques comme la consultation des bases de données en ligne, la gestion électronique des documents et la signature électronique pour certains actes. Toutefois, cette digitalisation s’est véritablement accélérée avec la pandémie de COVID-19, qui a imposé des solutions de travail à distance, notamment pour les signatures d’actes notariés.

Le 8 avril 2024 marque une nouvelle étape majeure : la possibilité de signer presque tous les actes notariés par voie numérique, même à distance, via des outils tels que eID ou itsme. Cela offre un confort et une flexibilité inédits pour les clients, tout en garantissant la sécurité juridique.

3. Quels sont les actes qui peuvent être signés électroniquement et lesquels ne le peuvent pas ?

Depuis le 8 avril 2024, presque tous les actes notariés peuvent être signés de manière numérique, à l’exception de certains actes spécifiques. Voici les principales catégories :

• Actes pouvant être signés électroniquement :​​
  • Actes de vente immobilière
  • Donations
  • Constitutions, modifications et dissolutions de sociétés
  • Hypothèques
  • Procurations notariées

• Actes ne pouvant pas être signés électroniquement :
  • Testaments
  • Actes de dernières volontés
  • Actes impliquant des décisions très personnelles et de confiance, où la présence physique est requise

4. Comment fonctionne la signature d’un acte notarié électronique ?

La signature numérique d’un acte notarié fonctionne de manière simple et sécurisée :

• Présence dans l’étude du notaire : Vous pouvez signer l’acte en étant physiquement présent dans l’étude du notaire, en utilisant votre eID ou via l’application itsme.
• Visioconférence : Si vous ne pouvez pas être physiquement présent, il est possible d’assister à la signature via visioconférence depuis une autre étude notariale ou même depuis chez vous. Vous utilisez également votre eID ou itsme pour signer l’acte.
• Pour les actes de sociétés : Les actes notariés pour les sociétés (constitution, modification des statuts, etc.) peuvent être signés via la plateforme Manage My Business, où tout se fait en ligne, de la rédaction à la signature.

Le notaire authentifie l’acte de manière numérique, comme il le ferait avec un document papier, et l’enregistre ensuite dans la base de données centrale des actes notariés.

Exemple illustratif des différentes situations

Situation 1 : Vente d’une maison à distance

Paul et Marie, résidant à l’étranger, vendent leur maison en Belgique. Grâce au système de signature numérique, ils peuvent signer l’acte de vente depuis leur domicile à l’étranger en utilisant l’application itsme, tout en assistant à la signature via visioconférence avec leur notaire basé à Bruxelles. Ils n’ont donc pas besoin de se déplacer, tout en bénéficiant de la sécurité et de la conformité juridique de l’acte notarié.

Situation 2 : Constitution d’une société à distance

Julie, entrepreneuse en Wallonie, souhaite constituer une nouvelle société. Elle utilise la plateforme Manage My Business pour remplir les formalités de constitution. Elle signe ensuite les statuts de la société électroniquement avec son eID depuis son bureau. Le notaire valide et enregistre l’acte sans que Julie ait besoin de se déplacer.

Situation 3 : Testament (non-éligible à la signature électronique)

Jean souhaite rédiger son testament. Comme ce type d’acte nécessite une grande confiance et un échange personnel, il doit obligatoirement se rendre physiquement chez son notaire pour signer l’acte de ses propres mains. La signature numérique n’est pas autorisée dans ce cas.

Conseils et recommandations pour utiliser le système de signature numérique

1. Préparez vos identifiants numériques : Avant de signer un acte notarié en ligne, assurez-vous que votre eID est à jour ou que vous avez configuré l’application itsme. Ces outils sont indispensables pour signer des actes de manière sécurisée.
2. Vérifiez la compatibilité de l’acte : Assurez-vous que l’acte que vous souhaitez signer peut être signé électroniquement. Certains actes personnels, tels que les testaments, doivent encore être signés physiquement.
3. Utilisez la visioconférence : Si vous ne pouvez pas vous déplacer physiquement à l’étude du notaire, demandez à utiliser la visioconférence pour assister à la signature et signer à distance.
4. Anticipez les délais : Bien que la signature électronique accélère le processus, veillez à planifier suffisamment à l’avance la signature de votre acte, surtout si plusieurs parties doivent participer.

En conclusion, la digitalisation de la profession notariale avec la signature électronique généralisée des actes notariés est un grand pas vers la simplification des démarches juridiques en Belgique. Ce système garantit une sécurité juridique maximale tout en offrant aux citoyens et entreprises une flexibilité et une rapidité accrues.

Nous sommes à vos côtés pour vous accompagner dans cette démarche. Vous trouverez une documentation complète sur la fiscalité de l'impôt des personnes physiques dans notre Manuel IPP 2024, Tax & Management éditions.